電話の取り次ぎのムダはAIで解決！企業が続々とミライAIサービス導入へ

ランキング	オフィスでムダだと思うこと	人数（人）
1位	通勤時間	664
2位	会議・朝礼	456
3位	雑談	89
4位	紙の資料	82
5位	ランチの時間やお金	42
6位	ハンコ文化	39
7位	飲み会	34
8位	電話の取り次ぎ	30
9位	オフィス	29
10位	不必要な残業	27

引用：『Biz Hits 「オフィスワークのムダ」についての意識調査』
オフィスワークでムダだと思うこと第8位に「電話の取り次ぎ」がランクインしました。そのため、電話の取り次ぎが無駄な理由を確認しておきましょう。

営業電話の件数が多い

企業宛ての営業電話の件数は非常に多いです。

例えば、零細企業でも1日20～30件ほど電話がかかってきます。営業電話は3件に1件で、1件に5分の時間を要しています。つまり、営業電話の取り次ぎで1日35～50分ほど割いています。

商品やサービスに関する情報はインターネットで検索できて、営業担当者に聞く必要はありません。つまり、営業電話の取り次ぎは無駄な時間となります。

仕事の中断により集中力が途切れる

電話の取り次ぎのために、取り組んでいた仕事を中断すると集中力が途切れてしまいます。集中力が切れてしまうと、再度、集中状態になるまで時間が必要です。

カリフォルニア大学の研究では、取り組んでいた仕事を中断して集中力が途切れた場合、再び集中状態に至るまで「23分」かかることが判明しています。つまり、電話の取り次ぎで仕事を中断すると生産性が低下してしまいます。
参考資料：UCI『The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress』

聞き取りミスが起こりやすい

電話の取り次ぎは正確性が問われますが、聞き逃したり間違えたりすることがあります。お客様名や電話番号を間違えて担当者に伝えてしまい、折り返した結果、信用を失うこともあります。聞き取りミスでビジネスチャンスを逃してしまうこともあるため注意しましょう。

誰が対応するかで議論になる

事務職の人や社歴の浅い人が電話の取り次ぎを行うケースが多いですが、会社によってルールはさまざまです。ルールが曖昧だと「電話の取り次ぎを自分ばかりしている」「あの人は電話の取り次ぎをしてくれない」とストレスが生じて人間関係がギクシャクします。

電話の取り次ぎの無駄は「ミライAI」で解決

電話の取り次ぎが無駄だと感じている方はミライAIで悩みを解決できます。ここでは、ミライAIについて詳しく解説します。

電話の取り次ぎをAIにお任せできる

誰が電話の取り次ぎに対応するかで議論になりがちですが、ミライAIに対応をお任せすれば不平等がなくなります。

ミライAIは電話相手に「誰に電話を繋げたいのか？」「要件はなにか？」を簡易的にヒアリングした後に担当者に取り次ぐかどうか確認してくれます。

担当者が取り次ぎを希望しない場合や不在の場合は、ミライAIが電話相手に折り返し電話してくれるため、不要な電話に折り返す必要はありません。つまり、電話の取り次ぎのムダを削減したい方におすすめのサービスとなっています。

お客様の質問に回答できる

ミライAIにFAQシナリオを学習させておけば、お客様からのお問い合わせに回答できるようになります。例えば「花火大会の臨時バス14時以降の時間を教えて！」などの質問にミライAIが回答してくれます。テキストで回答した方がわかりやすい場合は、SMSを送信することも可能です。

ミライAIで質問内容に回答できない場合は担当者に引継ぐ必要はありますが、一次対応を全てお任せできます。そのため、よくある質問の回答に時間を取られたくない方におすすめです。

通話内容を記録・録音でまとめてチェックできる

ミライAIとSalckやChatworkなどのチャットサービスを連携すれば、電話の取り次ぎ内容をリアルタイムで受信できます。電話相手の氏名、電話番号、着信日時、ご用件が閲覧できるため「折り返すべきか？」が判断しやすいです。

録音データが付いているため、電話を聞き返すことができます。着信電話の確認、折り返しをまとめてチェックできるようになれば生産性が上げられます。

24時間365日対応が可能

ミライAIに電話の一次対応をお任せすれば、24時間365日対応の電話窓口が設置できます。24時間365日、いつでも電話が繋がるようにすると顧客から安心・信頼感を得られて顧客満足度の向上が期待できます。深夜や早朝、休日に繋がる電話窓口を設けていれば競合優位性にもなるでしょう。

スマートフォンがビジネスフォンで利用できる

ミライAIはクラウドPBXアプリです。スマートフォンやPCにミライAIのアプリをインストールするだけで、ビジネスフォンとして使用できます。アプリをインストールした端末同士であれば通話料が無料です。そのため、ミライAI導入後に社内電話の通話料が安く抑えられる場合もあります。

電話の取り次ぎに「ミライAI」を採用している企業事例

電話の取り次ぎのムダを解決できるミライAIは、さまざまな企業に導入されていて、業務効率化や生産性向上に役立てられています。実際にどのような効果が見込めているのか、電話の取り次ぎに「ミライAI」を採用している企業事例を確認しておきましょう。

月150件の電話対応業務を効率化（株式会社クリエイティブバンク）

株式会社クリエイティブバンクはIT企業に特化したマーケティングサポートカンパニーです。代表の電話番号への着信が多く、電話対応による拘束時間が長いことや、業務の中断で集中力が切れて仕事のミスを誘発していることに悩んでいました。

このような悩みを解決するために、電話の取り次ぎをミライAIにお任せしたのです。同社は、ミライAIのアプリで電話内容を確認し、折り返しが必要なものだけに電話を掛け直す形式を採用しています。

ミライAIを導入した結果、毎月150件ほどの電話が鳴り、85％が営業電話であることが判明しました。ムダな営業電話に出る必要がなくなり、従業員1人1人が自分の仕事に集中できるようになりました。

従業員のモチベーションが維持できるようになった（株式会社プレアリオエンターテイメント）

株式会社プレアリオエンターテイメントは、スタイリッシュでデザイン性が高い格闘技コスチュームを製造している会社です。アスリートが個性を発揮して戦いの舞台で最高のパフォーマンスが発揮できるようなコスチュームをオーダーメイドで製造しています。

同社は電話によるお問い合わせ内容が一般的な内容で、顧客対応に時間が割かれることに悩んでいました。「LINEの登録方法を教えてください」というお問い合わせは、1件に30分取られることもあり、電話応対に時間を割いて仕事ができないという日もありました。そして、電話対応に追われていた従業員のモチベーションが低下してしまっていたのです。

このような悩みを解決するために、電話の一次対応をミライAIにお任せすることにしました。その結果、電話対応に追われることがなくなり、従業員は自分の仕事に集中できるようになりました。

AIで電話取り次ぎ業務負荷を軽減（株式会社エイワ機工）

株式会社エイワ機工は精密板金加工サービスを提供している会社です。お客様の要望に見合う板金を製造しています。また、自社オリジナルブランドEiSist(エイシスト)の製品を開発し販売し始めています。

同社は製造会社であり、工場の敷地が広く担当者がどこにいるかわかりません。お客様から電話をあった際には「〇〇さん電話です」と呼び出して、担当者が電話に出るまでお客様を待たせていたのです。お客様に申し訳ないと感じていました。

また、同社は社内DXで事務作業を効率化したことから、電話番のような事務員がいなくなり、常時電話対応できる人がいなくて困っていたのです。このような悩みを解決するために、ミライAIを導入しました。

ミライAIが、お客様の要望を聞いて担当者に迅速に繋いでくれます。また、電話に出られないときはメールで要件を送信してもらえるため、時間が空いたときに確認できます。このような仕組みを整えたことで、顧客満足度の向上や生産性の向上を実現しました。

電話の取り次ぎに「ミライAI」をおすすめする理由

電話自動取次サービスには、さまざまな種類がありますが、創業手帳が「ミライAI」をおすすめする理由は3つあります。

コストパフォーマンスが優秀

ミライAIは電話自動取次サービスの中でも料金が安く、精度が高いためコストパフォーマンスの良さを感じられます。ミライAIの料金体系は以下の通りで低価格です。

● 初期費用：800円
● 月額費用：1回線500円/月
● 社員名簿料金：1人300円/月
● AI会話時間料：16円/分
● 取り次ぎ転送時間料：35円/分

明瞭会計のため、電話料金の明細からどれぐらいの料金になるかを確認できます。

ビジネスを有利に進められる

ミライAIを活用すると、電話の取り次ぎをお任せできて24時間365日の電話窓口が設置できます。しかし、24時間365日の電話窓口を設置する企業は増えてきており、それだけでは競合優位性を上げるのは難しいです。

しかし、ミライAIは要相談ですが「カスタム音声合成」「カスタマイズシナリオ」「部門単位での取り次ぎ」など希望の機能を追加してくれます。自社オリジナルでカスタマイズすれば、より競合優位性を高めていくことができるでしょう。

ミライAIは無料デモが体験できる

電話の取り次ぎをミライAIにお任せすると、どのような感じになるのだろうかと気になっている方もいるかもしれません。そのような方向けに30日間無料でご利用いただけるデモ環境が用意されています。「ミライAIはどんな機能があるのか？」「業務に役立つのか？」が気になる方は無料デモをお試ししてみてください。

ムダな電話の取り次ぎ業務はミライAIで効率化しよう

多くのビジネスパーソンが電話の取り次ぎは無駄だと思っています。
仕事を中断して電話に出たにも関わらず、営業電話だとストレスがたまるでしょう。また、よくある質問に何度も回答し仕事の時間が割けなくなると、従業員のモチベーションが低下してしまいます。そのため、ムダな電話の取り次ぎ業務はミライAIを導入して業務効率化を図りましょう。

30日間無料でご利用いただけるデモ環境が用意されています。「ミライAIはどんな機能があるのか？」「業務に役立つのか？」が気になる方は無料デモをお試ししてみてください。

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（監修：株式会社ソフツー）
（編集：創業手帳編集部）

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