boardで請求管理・販売管理を効率化して、本業の成長を加速させよう

「バックオフィスのために起業したのではない」という経営者の悩みを解決する、在庫を持たないビジネスモデルのための販売管理システム「board」の魅力とは

起業したばかりの会社はとにかく人手が足りません。請求業務や会計、キャッシュフロー管理などのバックオフィス業務も、管理部門に人を採用できるまでは起業家が1人でこなしているケースも少なくないでしょう。

ですが、こうした管理業務に起業家の時間を多く費やすことで、事業に割く時間が減り、成長機会を削いでいる可能性もあるのです。

バックオフィスに自身の時間を割きすぎた結果、「バックオフィスのために起業したのではない」という悩みを抱える創業期・成長期の経営者も少なくありません。

そんな悩みを解消するうえでおすすめしたいのが、今回紹介する「board」という、在庫を持たないビジネスモデル向けの請求管理・販売管理システムです。

「board」を導入することで、中小企業の請求業務の一元管理や販売管理業務の効率化が実現し、経営者が事業に集中することが可能になります。今回の記事では「board」の特徴と魅力を紹介します。

※本記事では、「販売管理」は、見積もり・受注・納品・請求などの受注業務、発注・支払いなどの支払業務を含めた受発注全般の業務のことを指します。

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請求管理・販売管理のよくある悩み

多くの起業家は、請求管理・販売管理において次のような悩みを抱えています。

• エクセル・スプレッドシート管理の限界
• 売上・損益の見込みがすぐに把握できない
• 請求業務の肥大化

これらの課題が解決されないと、バックオフィス業務が煩雑になりすぎて、本業の成長の阻害要因となる危険性もあります。それぞれ詳しく考えてみましょう。

エクセル・スプレッドシート管理の限界

エクセルやスプレッドシートでの請求書作成や売上管理は、入力のミスや印刷・PDF化の際のズレ、計算ミスや更新箇所の抜け漏れなど、さまざまなリスクが潜んでいます。

また、事業の拡大に伴って業務の負荷が大きくなるのもエクセル・スプレッドシートの特徴です。業務負荷を減らし、ヒューマンエラーのリスクを下げるためには、エクセル・スプレッドシート管理を早めに卒業する必要があります。

売上・損益の見込みがすぐに把握できない

売上や支払いに関する情報が一元化されていないと、見込みの把握に必要なデータを毎回かき集めることになり、手間がかかるうえにミスの温床にもなります。

創業して間もない企業では、営業や実務を優先するあまり、見込みの把握が後回しになりがちです。その結果、案件ごとの収支やキャッシュフローの実態が見えず、経営判断に支障をきたす恐れがあります。

経営の基盤を整える上で、売上・支払いに関する情報の一元管理はとても重要なポイントです。

請求業務の肥大化

請求業務は、月末や月初付近に業務が集中しやすく、事業の拡大に比例して作業量が多くなりがちです。

取引先や取引件数が少ないうちはまだ良いのですが、事業の成長に先立って効率的な請求プロセス・システムを用意しておかなければ、まさに「バックオフィスのための起業」となってしまうほど、請求業務の負荷が増大していく可能性があります。

本業に集中し、さらなる売上の拡大や事業成長の加速につなげるためにも、請求業務の効率化は、起業してすぐに考えておくべき課題でしょう。

boardで請求管理・販売管理を効率化

バックオフィスに割く時間を減らすためには、早い段階で請求管理・販売管理の効率化に取り組むことが有効です。

在庫を持たないビジネスモデルにおすすめの販売管理システム「board」は、次のような機能により請求管理・販売管理の効率化・高度化を実現します。

案件単位の管理

boardは、案件単位で見積書や請求書、発注書や納品書などの書類の作成・管理ができます。

実際の業務においては、見積書や請求書などを単体で考えるのではなく、「○○の案件（プロジェクト）」のような業務的なまとまりで考えることが多いかと思います。システム上で案件単位に管理できるということは、実際の業務の感覚に近いかたちで見積書や請求書などを管理していくことができます。

また、契約済みの案件だけでなく、営業中の見込み案件の管理もできるので、本業での売上を効率的に上げていきたい創業期の企業にとって案件の一元管理ができる、まさに「痒い所に手が届く」システムと言えます。

いつでも予算・実績を確認

boardでは、受注・見積もり・支払いなどの情報を更新すると、ただちに集計情報に反映されます。経営者は会社の売上状況やキャッシュフローなどをリアルタイムで把握できるようになり、将来を予測しながら経営を行えるようになります。

社内関係者への通知機能による対応漏れの排除

boardは、未請求や未払い、請求期間終了などのタスク漏れを抑止するために、社内の担当者にタスクをChatworkやSlack、メールで通知でき、担当者は早急に取引先へのリマインドをかけることで、対応漏れを防げます。

インボイス制度・電子帳簿保存法への対応

boardを導入し適切に設定・運用することで、近年実施された大きな制度改正である「インボイス制度・電子帳簿保存法」の双方に対応できます。

また、法改正や消費税率の変更などは今後も発生する可能性がありますが、そのような場合もboard側が対応しますので、Excelやスプレッドシートなどで自分で作成している場合に比べてずっと簡単で安心です。

多くの外部システムとの連携も可能

boardは、さまざまなシステムとの連携にも対応しています。

• 会計ソフト
• ストレージシステム
• SFA・CRM
• 電子契約システム

今使用しているシステムをboardと連携して使うと、さらに効率的なバックオフィス業務体制を作れます。

会計ソフト

boardの請求や支払いのデータは、次の会計ソフトに連携できます。

• freee会計
• マネーフォワードクラウド会計
• 弥生会計/弥生会計オンライン
• 勘定奉行

＊freee会計とはAPI連携、それ以外はCSVファイルで連携します。

請求・支払いのデータを上記の会計ソフトへ連携できます。これにより、会計ソフトへの入力の手間が減るだけでなく、見積もり・請求・会計という社内の一連の業務を連携することができ、会社全体の業務の効率化に繋がります。

ストレージシステム

boardで作成した請求書等の書類PDFを、自社で使っているストレージシステムに連携して保存することも可能です。boardは、Googleドライブ、Box、Dropboxとの連携に対応しています。

たとえば、ストレージシステムを使って電子帳簿保存法に基づく保管をしている場合、boardで作成・発行した書類PDFを自動的に連携することで、保管の手間を省くことができます。また、バックアップ目的で連携するという使い方も可能です。

SFA・CRM

boardはHubSpotと連携が可能です。HubSpotでリードの獲得・商談管理を行い、boardで見積書などの各種書類を作成します。

これにより、リード獲得段階から請求・会計までを一気通貫に連携できるようになり、バックオフィス部門と営業部門の間でシームレスな情報連携が可能となります。

電子契約システム

boardはクラウドサインやドキュサインを連携することができます。boardで作成した発注書・検収書・発注請書など、相手から署名入りで返送してもらう必要がある書類を電子契約サービスに直接アップロードし、電子署名を依頼できます。

これにより、アナログな押印依頼や書類の郵送・印刷の手間などを削減して、さらに効率的な運営が実現するでしょう。

バックオフィス業務を効率化して企業のビジョン実現に向けて進もう

バックオフィス業務は、起業家にとって創業時に最初につまづくポイントでもあり、事業が拡大するほどタスクの量も増えていきます。

エクセルやスプレッドシートで請求管理や販売管理を行い続けたままで経営していると、業務の負担が重くなるとともに、ヒューマンエラーの温床にもなります。

今回紹介したboardを創業初期に導入して、バックオフィス業務の負荷やリスクを減らしておくことで、起業家の貴重な時間を本業に投入できるようになるだけでなく、管理部門に人を採用してもスムーズに業務を引き継ぐことができ、事業の成長を加速させることができます。

「バックオフィスのために起業したのではない」と悩みを感じている、在庫を持たないビジネスを営む経営者は、ぜひboardの導入を検討してみてください。

（監修： ヴェルク株式会社）
（編集： 創業手帳編集部）