電子インボイスとは？デジタルインボイスとの違いやPeppol、保存要件などを解説

適格請求書を電子データで発行・受取する電子インボイス。業務効率化を目指す事業者は導入の検討を

電子インボイスは、2023年10月から始まったインボイス制度に対応した請求書を電子データでやりとりをすることで、DXやペーパーレス化といった取り組みにも繋がります。適格請求書を電子データで処理することで、大幅な業務効率化や省スペース、テレワーク推進などが達成されます。

今回はそんな電子インボイスについて、標準仕様のPeppolや保存要件などを含めてわかりやすく解説します。業務の効率を上げて生産性を向上させたい事業者の方は、ぜひ参考にしてください。

また2024年1月には電子帳簿保存法の改正にどの事業者も対応しなければいけません。請求書をデータでやりとりしておくことは、電帳法改正への対応にも繋がりますので理解しておきましょう。

電子帳簿保存法の改正は、すべての事業者が対象となりますがどのような対応をする必要があるかご存知でしょうか？まだ「どんな対応をしたらよいかわからない」という方は是非「電子帳簿保存法改正　対応ステップシート」をご活用ください。最低限取り組むべきことや、ここまで対応できたら完璧ということをステップごとにまとめています。

また、インボイスに登録したけど実際何をすればよいのかわからないという方は「インボイス実務チェックシート」をご活用ください。

どちらも無料でお使いいただけます。

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電子インボイスとは

電子インボイスとは、適格請求書を書面でなく電子データで提供することです。国税庁の資料では、「適格請求書に係る電磁的記録（電子インボイス）」として紹介されています。

同資料で挙げられている電子インボイスの例は以下の通りです。

• 受発注に係るオンラインシステムを介した連絡（いわゆるEDI取引）
• 電子メール送信
• インターネット上のサイトを通じた提供
• 記録用媒体での提供

出典：国税庁「適格請求書等保存方式の概要 ー インボイス制度の理解のために ー」

なお、電子インボイスの元となる適格請求書（インボイス）についての詳細は、下記の記事をご参照ください。

電子インボイスの標準仕様「Peppol（ペポル）」

Peppol（ペポル）とは、受発注や請求（インボイス）に使う電子文書をネットワーク上でやり取りするための「文書の仕様」「運用ルール」「ネットワーク」に関する世界的な請求書等の標準規格です。欧州を中心に30以上の国で活用されています。

また、JP PINT（ジェイピー パイント）とは、Peppolをもとに考案された国内向けの標準仕様です。JP PINTの管理等はデジタル庁が行っています。同庁のHPでは「適格請求書」「仕入明細書」「区分記載請求書」のJP PINT（標準仕様）が、それぞれ公開されています。

電子インボイスとデジタルインボイスの違い

「電子インボイス」は、電子データで適格請求書を提供すること、もしくはその請求書全般を指す言葉です。一方で「デジタルインボイス」は、PeppolないしJP PINTに準拠した請求書のみを指します。

つまりデジタルインボイスは電子データの部分集合、デジタルインボイスのほうが狭義の概念です。

ちなみに電子インボイスは、必ずしもデジタルインボイスである（Peppolに準拠している）ことを求められるわけではありません。Peppolとは異なる仕様で作成されていても、要件を満たしていれば仕入れ税額控除を受けられます。ただし、適格請求書をPeppolのネットワークでやり取りする場合には、Peppolの仕様に則る必要があります。

電子インボイスのメリット

電子インボイスを導入、活用することには、以下のようなメリットがあります。

経理業務を効率化できる

電子データで提供される電子インボイスは、会計ソフトに取り込んで自動的に処理できます。人力でのデータ入力や計算作業が不要なので、経費業務の大幅な効率化が可能です。

二つの税率区分がかかわる複雑な計算も機械に任せられるため、経理の担当者も安心でしょう。ヒューマンエラーによるロスやトラブルを防止することにもつながります。

管理コストやスペースの節約になる

インボイス制度では、買い手・売り手の双方に適格請求書の7年間の保管が義務付けられています。

電子インボイスであれば、電子データで保管できるため、オフィスの省スペースになります。ファイリングや書類整理などのコストを削減できることもメリットです。

また過去のインボイスを参照したり、再発行したりする場合にも、システムで検索をかけられるため、業務効率化につながります。加えて、紙の文書とは異なり、物理的な紛失の心配がない点も、電子インボイスの利点です。

データ改ざんのリスクを減らせる

電子インボイスは紙の適格請求書よりもデータ改ざんがしにくいとも考えられます。パスワードを設定したり、アクセス履歴を記録したりと、電子データ特有のセキュリティ対策を講じられるからです。

そのため、インボイスの適切な保管・管理という観点でも、電子インボイスの導入は検討する余地があります。

テレワークを推進しやすくなる

電子インボイスを導入すれば、データを管理するネットワークにアクセスできる環境であれば、どこからでも経理業務ができるようになります。

そのため、経理部門のテレワークを推進したい企業にも、電子インボイスはおすすめです。クラウドサービスを利用することで、担当者はPCやスマホなどのインターネットで簡単に請求書の処理を行えます。

国際的な取引にも対応しやすい

電子インボイスであれば、海外との請求書のやり取りも効率的に処理できるため、グローバルな取引のハードルが下がります。そのため、国外との取引が多い企業や今後の海外進出を狙う企業などにも、電子インボイスは向いています。

なお、国際取引の場合、欧州やオーストラリア、シンガポールをはじめ、各国で利用されているPeppolに準拠したデジタルインボイスが便利です。デジタルインボイスであれば、請求書の処理がスムーズになるほか、取引先に安心感を与えられる可能性もあります。

電子インボイスのデメリットや課題

一方、電子インボイスには以下のようなデメリットや課題もあります。先述のメリットも考慮して、活用の是非をご検討ください。

取引先が電子インボイス非対応の可能性がある

インボイス制度において、適格請求書は紙と電子データ、どちらでも良いことになっているため、取引先が電子インボイスに対応していない場合も想定されます。その場合、紙のインボイスと電子インボイス、両方を処理しなければならないため、かえって業務の効率が下がってしまう恐れもあります。

また電子インボイスを導入することで取引先が対応に苦慮し、関係が悪化してしまうことも考えられるので注意が必要です。以上を踏まえると、電子インボイスの導入是非を検討するにあたり、取引先の状況や意向を考慮することは重要なポイントだといえます。

ルールの整備や社員教育に工数がかかる

送受信した電子データは、電子帳簿保存法の定めに従って正しく処理しなければなりません。電子インボイスを導入するとなると、そのためのルールづくりや研修などが必要になります。

またルールの策定や社員教育には、経営層を中心として、電子インボイスの適正な取り扱いについて十分に学習することが求められます。以上のような工数が発生する点も、電子インボイス導入の課題です。

なお、電子インボイスと関わりが深い電子帳簿保存法の詳細については、以下の記事でご確認ください。

システムの導入コストも必要になる

電子インボイスの送受信には、専用の経理システムが必要になります。そのシステムの導入に初期費用がかかることにも注意すべきです。またシステムの運用に、クラウド利用料や専門家経費などのランニングコストがかかる場合もあります。

とはいえ、電子インボイスを導入すれば、ペーパーレス化や大幅な業務効率化により、全体としてはコスト減につながると考えられます。

十分なセキュリティ対策も求められる

電子インボイスの適正な取り扱いには、相応のセキュリティ対策も求められます。電子データのセキュリティが脆弱だと、データの改ざんや情報漏洩といったトラブルの恐れがあるからです。

ちなみにセキュリティ対策の具体例としては、電子署名やeシールの導入、アクセス権限の制御、自動バックアップ機能などが挙げられます。

電子インボイスの導入方法

電子インボイスを導入するには、電子インボイスの発行もしくは受領の機能を持つシステムを活用するのが効率的です。インボイス制度や電子帳簿保存法に適合したシステムを使うことで、専門的な知識がなくても比較的容易に電子インボイスの受発注が行えます。

ちなみに電子インボイスの送受信に対応した経理システムとしては、以下のような製品・サービスが代表的です。

電子インボイスを発行できるシステム

サービス名	特徴
Misoca	見積書・納品書・請求書をクリック操作で簡単作成。無料プランもあり。
請求管理ロボ	請求書の発行・送付をクラウドで自動化。月々の請求業務の約8割を削減する。
楽楽明細	経理1名でも導入できる2年連続シェアNo.1の王道システム
freee経理	既存システムを利用した請求書発行やサポート体制の充実に強み
BtoBプラットフォーム 請求書	発行・受取、デジタル・アナログの両方に対応

電子インボイスを受領できるシステム

サービス名	特徴
BillOne	方法・形式を問わず、すべての請求書をオンラインで一括受領。クラウドでの一元管理も。
TOKIUMインボイス	月額1万円〜であらゆる請求書の受領を代行するクラウド型システム
バクラク請求書	受領したインボイスの会計、支払いの処理も自動化
invox受取請求書	スピード重視のAI確認、精度重視のオペレーター確認を選択できる

電子インボイスについてよくある質問

最後に、電子インボイスに関してよくある質問に回答します。導入の是非を検討する際の参考にしてください。

Q. 電子インボイスの導入は義務？

いいえ、電子インボイスの導入は義務ではないため、紙の適格請求書を利用し続けても問題ありません。またインボイス登録自体も事業者の任意なので、各自が事業や経営の実態に即して選択できます。

Q. 電子インボイスを受け取ったらどうすればいい？

受け取ったインボイスは、事業所等に7年間保存することが義務付けられています。7年間とは「受領した日の属する課税期間の末日の翌日から2か月を経過した日から7年間※」です。

※出典：国税庁「No.6625 適格請求書等の記載事項」

Q. 電子インボイスを紙で保存することは可能？

電子インボイスを紙で保存することは基本的にできません。電子帳簿保存法により、受け取った電子データは電子のまま保存することが義務付けられているからです。

しかし、2023年末までは、やむを得ない場合に電子データの紙保存を認める宥恕（ゆうじょ）措置が設けられています。また令和5年度税制改正大綱などによると、この猶予期間は2024年以降も一部継続される見通しです。

まとめ

電子インボイスの導入には、業務効率化やコスト削減、省スペースなどのメリットがあります。またデジタル化やペーパーレス化といった時勢にもマッチしているため、今後より一層普及が進むとも考えられます。

生産性を向上させるためにも、時代の波に乗り遅れないためにも、電子インボイス導入の是非をこれを機会に一度ご検討ください。

電子帳簿保存法改正対応ステップシートとインボイス実務チェックシートを組み合わせてご利用いただくと、より理解が深まります！無料でご活用いただけます。

（編集：創業手帳編集部）