個人事業主で報酬未払いへの対応策とは？主な要因や未然に防ぐ方法も紹介

個人事業主が報酬未払いで泣き寝入りしないために対応策を知っておこう

個人事業主やフリーランスとして活動している人の中には、報酬未払いのトラブルに直面したことがある人もいるかもしれません。
こうした報酬未払いのトラブルは、資金繰りにも直接影響してしまうことから、パニックに陥るケースもあるでしょう。
万が一報酬未払いのトラブルに直面した場合に冷静に対応できるよう、事前にどのように対応すればいいか知っておくことが大切です。

そこで当記事では、個人事業主が報酬未払いに気付いた時にやることや対応策、報酬未払いが発生する主な要因、未然に防ぐためのポイントなどを解説します。
個人事業主として活動する上で、報酬未払いのトラブルをできるだけ回避したい人は、ぜひ参考にしてください。

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個人事業主が報酬未払いに気付いたときの対応

納期までに仕上げて納品したにも関わらず、報酬が支払われていないことに気付いたら、個人事業主はまず何をすれば良いのでしょうか。
ここで、報酬未払いに気付いた時の対応について解説します。

請求漏れが起きていないか確認する

報酬未払いについていきなり取引先に問い合わせるのではなく、まずは請求書の発行や送付が適切に行われているか確認してみてください。
請求書を忘れずに発行・送付していた場合でも、記載していた請求日が間違っていたり、郵送トラブルで取引先に届いていなかったりする場合もあります。
この時点で請求書をそもそも送っていないことが判明した場合は、速やかに発行して送付します。

メールやチャットでやり取りをしていた場合には、金額や振込先、請求期日などが契約書と一致しているかも確認することが大切です。
また、事前に取引先から支払いが遅れる旨の連絡が来ている可能性もあるため、一つひとつメールやチャットの内容を見返してみてください。

取引先に支払い状況の確認をする

請求書は正しく発行・送付されており、メール・チャットでも支払いが遅れる旨の連絡が届いていない場合は、取引先に直接支払い状況を確認します。
取引先に問い合わせる際は、冷静な姿勢でやり取りをすることが大切です。なぜなら、故意に報酬を未払いにしているわけではない場合もあるためです。

故意ではない場合、支払い状況の確認後すぐに入金されるケースも少なくありません。
今後も取引先と良好な関係を築いていくためにも、まずは丁寧な口調と穏やかな対応を心がけるようにしてください。

なお、電話で連絡をする際は、必ず通話日時や取引先の担当者名、話した内容の詳細を記録することも大切です。
基本的にやり取りはすべて記録しておくことで、法的措置に移行せざるを得なくなった場合に、客観的な証拠として提出できます。

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個人事業主がやるべき報酬未払いへの対応策

取引先に支払い状況の確認をして、「支払います」と言われたのに一向に支払われなかったり、何度も催促をしたのに取り合ってもらえなかったりした場合には、法的措置を取る必要も出てきます。
ここで、具体的にどのような流れで対応すべきか解説します。

内容証明郵便で催促する

まずは内容証明郵便を使い、正式な請求書を送付します。内容証明郵便は、特定の内容を相手に通知し、その内容を郵便局が証明してくれる制度です。
内容証明郵便で催促することで、請求した事実が法的に記録されるだけでなく、取引先に対して法的手段を検討していることを意思表示できます。

内容証明郵便で送付する請求書には、未回収分の金額と支払期限、これまでのやり取りなどを明記し、入金がない場合には法的措置を取る旨も記載しておきます。
内容証明郵便を送ることで支払いに応じたり、話し合いに向けて連絡してきたりする取引先が多いため、法的措置を取る前の手段として内容証明郵便を活用してみてください。

支払督促を申し立てる

内容証明郵便を送ったにも関わらず、支払期限までに未払い分を回収できなかった場合、簡易裁判所にて支払督促を申し立てることになります。
支払督促とは、裁判所が相手に対して支払いを求めてくれる手続きです。
一般的な裁判とは異なり、書類のやり取りが中心となるため、手続きがしやすく費用も抑えられます。

手続きを開始するためには、相手方の住所地を管轄する簡易裁判所に対して「支払督促申立書」を提出する必要があります。
申立書には未払金額や支払期日、契約内容などをすべて明記し、証拠となる請求書・契約書などを添付してください。

支払督促で相手から異議申し立てが出ない場合は、強制執行となり未払金を回収してもらうことが可能です。
一方で、相手が異議申し立てをした場合、通常訴訟の手続きに移行することになります。

少額訴訟・民事調停を起こす

請求金額が60万円以下の場合は、簡易裁判所で少額訴訟を起こすことも可能です。
少額訴訟なら弁護士を立てなくても自分で手続きができ、ある程度短期間で結果を出せます。

ただし、少額訴訟を選択したからといって必ずしも取引先が対応してくれるわけではありません。
相手が少額訴訟に対して拒否権を行使したり、そもそも請求金額が60万円以上と高額だったりする場合は、民事調停または民事訴訟に移行することになります。

民事調停は裁判官と一般市民から選ばれた調停委員が間に入り、当事者同士の話し合いで解決を目指す方法です。実情に合わせて円満な解決を図ることもできます。
一方、民事訴訟は裁判官が双方の言い分と証拠から、法律に基づいて判断する方法です。
民事訴訟は解決するまでに時間と費用がかかってくるため、まずは民事調停での解決を目指し、それでも難しい場合は民事訴訟を検討してください。

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報酬未払いがある場合の確定申告はどうなる？

取引先から報酬が支払われていない状態で確定申告の時期を迎えた場合、確定申告にはどのように記入すればいいか迷う人も多いかもしれません。
そこで、報酬未払いがある場合の確定申告について解説します。

発生主義の場合は未払い分も売上計上する

会計処理は、企業会計原則という規則に準拠する必要があり、この原則の考え方として「発生主義」があります。
発生主義とは、取引が発生した時点で収益・費用があったと認識し、仕訳を計上する考え方です。
つまり、報酬の未払い分があったとしても、発生主義の考え方から確定申告には売上げとして計上する必要があります。

報酬が未払いの状態であったとしても、確定申告では売上げとして計上されるため、課税対象に含まれる点には注意してください。

条件によっては現金主義による申告も可能

個人事業主は青色申告・白色申告を問わず、基本的に発生主義による考え方が採用されますが、条件によっては現金主義による申告も可能です。
現金主義とは、現金が動いた時点で計上する考え方です。
報酬の未払い分に関してはまだ現金を受け取っていない状態にあるため、その分を計上せずに確定申告を行うことになります。

現金主義による申告が可能となる特例を受けるためには、以下の条件を満たすことが必要です。

• 青色申告者
• 前々年分の事業所得および不動産所得の合計金額が300万円以下
• 納税地を所轄する税務署へ事前に「現金主義による所得計算の特例を受けることの届出書」を提出している

現金主義を採用することで未払い分を売上げとして計上せずに済むだけでなく、現金の動きに合わせて帳簿をつけていくため、管理がしやすいというメリットがあります。
ただし、将来的に発生する費用や過去に生じた収益などは、現金主義だと期間総益計算ができなくなってしまうので注意が必要です。

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個人事業主に対する報酬未払いが発生する理由

そもそも個人事業主に対する報酬未払いはなぜ発生してしまうのでしょうか。その理由について紹介します。

支払い処理が見落とされていた

報酬未払いの理由としてよくあるのが、支払処理の見落としです。
直近に緊急性の高い業務や重要なプロジェクトがあり、そちらに気を取られてしまった結果、担当者が支払処理を忘れてしまうケースもあります。
また、取引先の部署間で情報伝達ができておらず、支払処理を見落とされていたり、担当者の変更があり引継ぎが十分でなかったりした場合、忘れられてしまう可能性が高いです。

このような理由で支払処理が見落とされていた場合は、確認を取ることですぐに入金対応を取ってくれる傾向にあります。

システム障害で入金処理が完了していなかった

個人事業主と取引先の間で適切に事務処理が進められていったにも関わらず、システム障害などの問題が発生し、入金処理が完了していなかったケースもあります。
これは取引先または金融機関側の事務・システム上の問題となります。
取引先はシステム障害があったことは把握しているかもしれませんが、正しく入金処理がされなかったことに気付いていない可能性もあるため、確認を取ることが大切です。

取引先が倒産した

取引先が突然倒産してしまい、未払いが生じてしまう可能性もあるでしょう。株式会社東京商工リサーチによると、全国の倒産企業件数は2024年時点で10,006件となっています。
1カ月で約830社が倒産している計算となるため、取引先が倒産する可能性も十分にあり得ます。
なお、倒産した取引先が破産・民事再生の手続きに入っていたとしても、未払い分を全額回収できない可能性もあるので、注意が必要です。

契約書を書かずに作業を始めた

取引先から案件を依頼された場合、まずは契約書を交わしてから受注することになりますが、場合によってはSNSやチャットなど、口約束だけで作業に取りかかってしまうケースもあります。
契約書を書かずに作業を進めてしまうと、報酬や納期だけでなく、成果物の定義まで曖昧になる可能性も高いです。
その結果、報酬未払いだけでなくほかのトラブルにも発展するおそれがあります。

信用力の低い取引先から依頼を受けてしまった

自分が運用するSNSアカウントに仕事の依頼が来ることもあるでしょう。
しかし、依頼を引き受けてしまう人の中には、きちんと取引先について調べずに依頼を受けてしまうケースもあります。
相手についてよく調べておかなかった結果、成果物を納品すると連絡がつかなくなったり、報酬を踏み倒されたりする可能性が高いです。
個人事業主は自分の信用力を高めることも大事ですが、信用力の低い取引先か見極めることも重要となります。

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個人事業主の報酬未払いを防ぐためのポイント

個人事業主の報酬未払いを防ぐためには、事前の対策が必要です。ここで、報酬未払いを防ぐポイントを解説します。

契約内容や条件は必ず文面に残す

まず重要となってくるのが、契約内容や条件について必ず文面に残しておくことです。
いくら丁寧な説明があったとしても、文面に残しておかなければトラブルが生じた際に言った・言わないの水掛け論に発展する可能性があります。

報酬未払いを防ぐためには、契約書などに金額や業務内容、責任の所在・範囲などを記載することが大切です。
また、取引先と直接契約で仕事をする場合は、契約書を案件ごとに作成してください。

信頼できる相手か調査する

報酬未払いだけでなく、取引先との様々なトラブルを回避するためにも、仕事を受ける前に信頼できる相手かどうかを調査することは重要です。
有料の登記情報提供サービスを活用すれば、実在する会社か調査することもできます。
また、法人登記をしていれば法人番号が指定されるため、国税庁の「法人番号公表サイト」で探すことが可能です。

また、信頼できる相手か調査する際は、ホームページをチェックすることも大切です。ホームページに以下の情報が掲載されているか確認してみてください。

• 会社概要（社名、所在地、電話番号・メールアドレス、代表者名、資本金、設立年）
• 法人番号・登記情報
• 取引事例、パートナー企業、実績などの具体的な数字

さらに、インターネットでの評判も調べておくと安心です。

業務中のやり取りを保存する

取引先とのやり取りをすべて保存しておくと、報酬未払いなどのトラブルが発生した際に重要な証拠となり得ます。
ただし、SNSやチャットツールで取引先とやり取りをする場合、改ざんされる可能性もあるため、契約に関する内容などはメールで確認を取るように心がけてください。
また、履歴を削除されないためにもスクショ・出力機能などを活用しつつ、バックアップを保存するのもおすすめです。

前金を受け取れないか交渉する

報酬未払いを防ぐ方法の1つとして、前金（着手金）を受け取れないか交渉することも挙げられます。
前金を支払ってもらっていれば、万が一報酬の支払いが滞った場合でも一定の報酬を確保することが可能です。
特に成果物や継続的な業務、作業期間が長い案件については、着手時に○％、納品後に残額を支払ってもらう「分割支払い」を提案することで、相手からも受け入れてもらいやすくなります。

仲介業者を介して契約する

取引先との直接契約に不安がある場合は、仲介業者やクラウドソーシングサービスを活用するのもおすすめです。
仲介業者を介すると、報酬の支払い管理・請求手続きなどを代行してもらうこともできるので、未払いのリスクを軽減できます。

また、多くのサービスは取引先から先に報酬を預かっており、業務が完了すると支払われる仕組みとなっているため、回収に悩む心配もありません。
その分手数料は発生するものの、未払いのリスクや精神的負担を軽減できる点は大きなメリットになるといえます。

回収保証サービスを活用する

取引額が大きい場合や、新規取引先と契約した際に回収保証サービスを活用するのも選択肢の1つです。
回収保証サービスは、万が一取引先が報酬を支払わなかった場合でも、回収保証サービスを提供する会社が報酬の立て替えや回収代行を行ってくれます。
利用するには審査や手数料が必要となるものの、高額案件や支払い条件などに不安がある場合におすすめの手段です。

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まとめ・個人事業主の報酬未払いが発覚したら素早く対応しよう

近年はフリーランス新法の施行や下請法の改正などにより、委託取引の適正化が進んでいます。
しかし、だからといって絶対に報酬未払いなどのトラブルに巻き込まれないわけではありません。
万が一報酬未払いのトラブルが発生した場合でも、まずは落ち着いて状況を把握し、素早く対応することが大切です。
また、取引先と報酬未払いなどのトラブルを起こさないためにも、今回紹介した事前にできる対策などを取り入れておくと安心です。

創業手帳（冊子版）は、個人事業主やフリーランスに役立つ経営・ビジネス関連の情報をまとめています。トラブルへの対応策や未然に防ぐためのポイントなども紹介しているため、ぜひお役立てください。

（編集：創業手帳編集部）