ビジネスフォンの導入はタイミング大事？導入コストを抑える方法を紹介
市外局番の電話番号を使いたいなら「まとめてクラウドPBX」がおすすめ
起業する際に、意外と後回しにされがちなのがビジネスフォンです。「最初は携帯電話だけで十分だ」「ビジネスフォンにコストをかけたくない」と思っていませんか？
実は、ビジネスフォンの導入には最適なタイミングがあります。後回しにするとコストや手間が増えてしまうケースも少なくありません。
そこで今回は、創業時に知っておきたいビジネスフォンの導入方法をご紹介します。
まとめてクラウドPBXなら、初期費用0円・月額4,800円(税別)で市外局番の電話番号を持つことが可能です。今ならIP電話機のプレゼントキャンペーンも実施しています。ビジネスフォンを検討している方は公式サイトをご覧ください。
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この記事の目次
ビジネスフォンとは
ビジネスフォンとは、外線と内線を制御できる電話システムのことです。オフィスに主装置（PBX）を設置し、複数の電話機を接続することで
- 着信時に複数の電話機を同時に鳴らす
- 受けた電話を別の担当者に転送する
- 通話を中断して保留にする
- 夜間に「本日の営業は終了しました」とアナウンスを流す
- 特定の電話番号からの着信をブロックする
- 業務連絡で内線電話をかける
といった制御ができます。
事業が軌道に乗ってからビジネスフォンを導入しようと考えがちですが、後から導入すると「名刺の刷り直し」「Webサイトの更新」「関連会社への周知」などの手間がかかります。
ビジネスフォンを導入するメリット
ビジネスフォンを導入するメリットは9つあります。
1. 会社の社会的信用を高められる
「03」や「06」などの市外局番から始まる電話番号は、その場所で事業を営んでいる証明になります。
携帯電話番号だと個人事業主という印象を与えてしまい、顧客や取引先に不安を抱かせかねません。
日本では「市外局番の電話番号がある＝事務所が存在する」という認識が根強くあります。
そのため、会社の社会的信用を高めたい方はビジネスフォンを導入すべきです。また、市外局番を使用すれば、地域の人に「近くの会社だから安心」という親近感を与えることもできます。
2. 法人口座や融資の審査時に有利になる
銀行口座の開設や融資において、市外局番から始まる電話番号を保有しておけば有利に働きます。
最近では、携帯電話番号でも法人口座の開設や融資の申し込みができるようになってきました。しかし、市外局番から始まる電話番号がないことで法人口座の審査に通らないケースもあります。
現在でも、固定の電話番号の有無を確認している金融機関は多いため、資金調達を検討している方はビジネスフォンを導入することをおすすめします。
3. 営業機会の損失を防げる
ビジネスフォンは複数の電話回線を使用できるため、通話中でも他の電話機で着信を受けられます。
家庭用電話機のように通話中でつながらないといった事態を防げるため、顧客からの問い合わせを逃す心配がありません。
さらに、着信自体を逃したくない個人事業主の方には、ビジネスフォンとあわせて秘書代行サービスを併用すると取りこぼしを防げます。
4. 外出先でもスムーズに電話を転送できる
ビジネスフォンの外線転送機能を活用すれば、事務所にかかってきた電話を外出先の携帯電話に転送できます。
事務所を不在にしていても顧客対応ができるため、スピーディーなレスポンスが可能になり、信頼度の向上や成約率のアップが期待できます。
5. 社員間の内線電話が無料になる
ビジネスフォンを導入すれば、同一拠点内はもちろん、離れた拠点間であっても内線とし無料通話が可能になります。
業務連絡の度に外線を利用して通話料を気にする必要はありません。そのため、社内コミュニケーションの活性化が見込めます。特に社員数や拠点数が多い企業ほど、月々の通話料を削減できます。
6. 通話内容を録音しトラブルを未然に防げる
ビジネスフォンには録音機能があり、顧客とのやり取りをすべてデータとして記録できます。
言った、言わないといった認識の相違によるトラブルを回避できるだけでなく、顧客の要望を振り返るための備忘録としても重宝します。
また、万が一のクレーム対応においても証拠があることで冷静かつ迅速な解決が図れるほか、応対品質の向上に向けた振り返りにも活用が可能です。
7. 仕事とプライベートを分けられる
個人のスマートフォンを業務に利用していると、プライベートの番号が取引先に知られたり、休日でも直接連絡が入ったりと、オンオフの切り替えが難しくなりがちです。
ビジネスフォンや、スマートフォンの内線化アプリを導入すれば、仕事とプライベートの番号を完全に切り分けることができます。
私生活のプライバシーを守りつつ、業務時間外の負担を軽減できる環境を整えることは、ストレス緩和やワークライフバランスの向上に寄与します。
8. コンプライアンスを強化できる
ビジネスフォンを導入して通話ログの管理や自動録音を行うことは、不適切な応対や情報漏洩のリスクを抑止する強力な手段となります。
組織として「いつ」「誰が」「誰と」「どのような話をしたか」を管理できる体制は、万が一の事態における説明責任を果たすことにも繋がり、健全な企業運営の基盤を築けます。
9. 外部システムと連携して業務効率化を図れる
最新のビジネスフォンやクラウドPBXは、CRMやSFAといった外部システムとの連携が可能です。
例えば、着信と同時にPC画面へ顧客情報を自動表示させるCTI機能を活用すれば、過去の応対履歴や取引状況を即座に把握した状態で通話を始められます。
電話対応の時間を短縮できるだけでなく、手動でのデータ照会や入力の手間を省けるため、組織全体の業務効率と顧客満足度を高めることができます。
ビジネスフォンの導入コストの平均相場
ビジネスフォンの導入にかかるコストは、機器の種類（新品・中古）やオフィスの規模によって大きく変動します。
| 項目 | 新品 | 中古 | クラウドPBX |
|---|---|---|---|
| 電話機 （1台あたり） |
4万円 〜 8万円 | 5,000円 〜 1.5万円 | 0円 （スマホを使用する場合） |
| 主装置 （PBX） |
10万円 〜 30万円 | 3万円 〜 15万円 | 0円 |
| 設置工事費 | 1万円 〜 2万円 | 1万円 〜 2万円 | 0円 |
| 月額基本料金 | 約3,000円 | 約3,000円 | 約4,800円 |
※設置工事費は、配線の長さやオフィスの構造によって、別途人件費や材料費が加算されることがあります。
※クラウドPBXの月額料金には主装置（PBX）の利用料金、メンテナンス代金が含まれています。
一般的な小規模オフィスでの初期投資額の目安は以下の通りです。
・新品で揃えた場合：約30万円 〜 50万円
・中古で揃えた場合：約15万円 〜 30万円
新品はメーカー保証が受けられるメリットがありますが、初期費用を大幅に抑えたい場合は中古やクラウドPBXがおすすめです。
ビジネスフォンの導入コストを抑える方法
ビジネスフォンの導入コストは工夫次第で抑えることができます。3つの方法をご紹介するため、試してみてください。
中古のビジネスフォンを検討する
初期費用を抑える最も直接的な方法は、中古のビジネスフォンを導入することです。新品だと数万円かかる機器代も、中古であれば1台あたり数千円から調達できるためコストダウンが期待できます。
しかし、中古品にはメーカーのサポート期間が終了していたり、故障時の部品交換が困難であったりするリスクが伴います。そのため、将来的なメンテナンス体制や業務への影響を総合的に天秤にかけて判断することが大切です。
（※電話機などの部品の製造は7年程度で終了します。）
クラウドPBXを利用する
主装置をオフィスに設置せず、インターネット回線を通じて電話サービスを利用する「クラウド電話サービス（クラウドPBX）」は、初期費用を最小限に抑えたい企業におすすめです。
クラウド上の主装置にアクセスして電話システムを利用する仕組みで、スマートフォンやPCに専用アプリをインストールするだけで、場所を問わずビジネスフォンとして運用を開始できます。つまり、オフィスにPBXを設置する必要がありません。
設備投資コストを削減したい場合には、クラウド電話サービスの活用を検討してみるのがおすすめです。
IP電話プレゼントキャンペーンを活用する
ビジネスフォンの導入コストを最小限に抑える手段として、事業者が実施しているキャンペーンを賢く利用するのも一つの方法です。
一部のクラウド電話サービスなどでは、新規契約の特典としてIP電話機本体をプレゼントしていることがあります。キャンペーンを活用すれば、オフィスに欠かせない据え置き型の電話機を揃えられます。
おすすめのビジネスフォン「まとめてクラウドPBX」
さまざまなビジネスフォンがありますが「まとめてクラウドPBX」がおすすめです。
初期費用0円、月額4,800円（税別）
初期投資は一切不要で、初期費用0円からスムーズに運用を開始できます。導入コストを最小限に抑えたい企業にとって、これ以上ないサービスと言えます。
ご契約には、代表回線1本と内線5本の合計6回線が含まれています。
代表番号「03」を取得できる
「まとめてクラウドPBX」では、東京の03や大阪の06をはじめとした、主要都市の市外局番を取得・利用できます。
クラウド電話サービスの多くは「050」から始まる番号に限定されていますが、地域に根ざした市外局番を代表番号として掲げることで、対外的な信頼性はより強固なものになります。
外出先から発信しても、相手の画面には会社番号である03などが表示される、場所を問わず会社の代表番号で発着信できる点が大きな強みです。
通話料金が抑えられる
インターネット回線を利用する「まとめてクラウドPBX」は、従来の電話回線と比較して通話料を大幅に抑えられるのが特長です。最大のメリットは、離れた拠点や外出中の社員のスマートフォンを内線として扱える点にあり、拠点間や社員間の通話料を完全に無料化できます。
また外線発信についても距離に応じた課金体系ではなく、一律の格安料金が適用されるため、遠方の取引先が多い場合でもコストを気にする必要がありません。さらに、海外への発信時も通話料も抑えることができます。
電話回線工事が不要
従来のビジネスフォン導入では、壁内への配線や主装置の設置といった大掛かりな工事が必須であり、利用開始までに数週間を要することも珍しくありませんでした。
しかし、クラウド上でシステムが完結する「まとめてクラウドPBX」であれば、物理的な回線工事は一切不要です。
また、オフィス移転やレイアウト変更の際も配線の引き直しに悩まされることがなく、状況に合わせた柔軟なオフィス運用ができます。
電話対応を効率化する機能が充実
「まとめてクラウドPBX」は、単に電話を繋ぐだけでなく、少人数の組織でも効率的に電話応対ができる機能を標準装備しています。これらの機能を上手く活用すれば、電話応対業務を効率化できます。
秘書代行サービスの相談も可能
外出中や会議などでどうしても電話に出られない時間帯がある場合、オペレーターが貴社に代わって応対する「秘書代行サービス」の導入を相談できる点も大きな強みです。
単なる自動転送機能とは異なり、有人による丁寧な応対を組み合わせることで、少人数のオフィスであっても顧客に対して繋がる安心感を提供できます。
IP電話機のプレゼントキャンペーンを実施中
「まとめてクラウドPBX」では現在、新規導入の特典として、専用のIP電話機本体を無料で提供するプレゼントキャンペーンを実施しています。
クラウドPBXはスマートフォン単体でも運用できる点が魅力ですが、一方で「デスクには固定電話機を置いておきたい」「受話器を使って安定した姿勢で通話したい」というニーズも依然として多くあります。本キャンペーンを活用すれば、初期投資を最小限に抑えながら理想のオフィス環境を構築できます。
30日間返金保証制度つき
通信サービスを導入する際、「通話音質はクリアか」「手持ちのスマートフォンで円滑に操作できるか」といった不安はつきものです。
「まとめてクラウドPBX」では、導入から30日間の返金保証制度を設けているため、まずは実際の使用感をリスクなく試すことができます。万が一、自社の運用環境やニーズに合わなかった場合でも、初期投資が無駄になる心配はありません。
まとめ
ビジネスフォンの導入は、単なる通信手段の確保に留まらず、企業の信頼性を築き、業務効率を劇的に高めるための投資です。「まとめてクラウドPBX」なら、月額4,800円（税別）で、あなたのスマートフォンが即座にビジネスフォンへと生まれ変わります。
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（監修：
株式会社コヴィア・ネットワークス）
（編集： 創業手帳編集部）
