出張前に準備は万全?バッグに入れたい15の持ち物とアイテムまとめ

創業手帳

出張前に持ち物チェックをしよう!

出張前に準備しておくべき15アイテム

(2016/11/09更新)

起業してまもない創業期のスタートアップベンチャーや中小企業では、社長自らビジネスのために全国出張・海外出張として飛び回ることも多いだろう。今回は、出張がラクになる15の出張アイテムについて紹介しよう。

女性版は下記記事をチェック!!
>>【女性版】出張前に準備しておくべき持ち物と荷物を減らすポイント

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目次

出張の持ち物リストを作る

1.持ち物リストはとりあえず作りながら準備を進める

出張直前に急いで持っていく物を考えると、必ず漏れが出るものだ。また、あらたまって完全な持ち物リストを作ろうとしても、やはりその時思いつかなかった持ち物がリストから漏れてしまう。

よって、出張が決まったら、とりあえずエクセルなどで今回の出張で必要な物リストをつくり、準備を進めていく過程で気付いた出張アイテムを追加していくと漏れが少なくなる。
持ち物リストはとりあえず作りながら準備を進める

2.毎回持っていくものリストはテンプレートを作っておく

一方で、毎回どの出張でも必要になる共通の持ち物のリストは、あらかじめテンプレートのリストをエクセルなどで作っておき、出張が決まる度に利用できるようにしておくと便利だ。

リストには、商談で使う「資料」や「提案書」、「名刺」、「PC」、「電源アダプタ」、「携帯電話」などがリストアップされているはずだ。海外出張の場合だと「パスポート」などが追加になる。

ビジネスで使うものは基本的に準備して持っていく

3.資料は事前に印刷して用意する

提案書や会社案内等の紙の資料は、あらかじめ余裕のある部数を印刷して持参する。出張先のホテルのビジネスセンターやコンビニのコピー機などで印刷することも可能だが、手間や画質などを考えると、多少荷物になったとしても事前にオフィスで印刷して持っていくのが無難だ。

PCで作成した資料であれば、資料データを念のため情報メディアやPCに保存して持参し、もし追加で資料が追加で必要になったときは現地で印刷を行えばよい。
資料は事前に印刷して用意する

4.名刺は必須

名刺は予備も含めて多めに持っていく。紙の資料は現地でプリントすることも対処することができるが、名刺を出張先で作成して印刷するのは難しく補充が利かない。

5.PCや携帯電話は電源アダプタや充電ケーブルを忘れない

PCや携帯電話は出張中も必須アイテムであり、出張に持っていくのを忘れるという人は少ないだろう。

一方で、意外と忘れやすいのが電源アダプタ充電ケーブルだ。特PCの電源アダプタは現地調達がほぼ不可能なので注意したい。バッテリー切れと同時にPCが使えなくなってしまう。

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現地調達できるものは持っていかない

6.ほとんどの消耗品は現地調達可能

国内の場合、ほとんどの消耗品・日用品は出張先にある現地のスーパーやコンビニで手に入れることができる。海外出張の場合でも、今や大抵の発展途上国であっても一般的な日用品は手に入れることができる。

7.下着は現地で調達してそのまま捨ててくるのもアリ

衣類の中でも下着等はほとんど世界中で現地調達できるので、長期出張の場合は必要に応じて現地調達すればよいアイテムだ。帰国時に荷物になるようであれば、安価なものを現地で調達し、出張で帰国する前に現地で廃棄すれば荷物を圧縮することも可能だ。
下着は現地で調達してそのまま捨ててくるのもアリ

8.スーツやワイシャツは着ていくべき

一方で、スーツやワイシャツなどは、比較的高価であることやサイズにフィットしたものが必要であることを考慮すると、現地調達は現実的ではない。そもそも、金融機関か役人くらいしかスーツを着用していない国に行くと、スーツの調達自体が難しい国も多い。

さらに、移動時にスーツを着ていくと荷物にならずに便利だ。ただし、移動時間が長くなるとフォーマルな服装であればあるほど疲れるものので、そのあたりを天秤にかけてお好みの服装を選ぶべきだろう。

海外へは「日本と品質や形式が違うモノ」を持っていく

9.ホテルの備品類を持っていくかはケース・バイ・ケース

海外出張の場合、日本のホテルにあって海外のホテルにはないアイテムは出張アイテムとして持っていった方がよい。

例えば、国によってはホテルに歯磨き・歯ブラシや髭剃り用のカミソリが置かれていない場合がある。歯磨き・歯ブラシ程度であれば、大抵は現地で調達できるが、海外では非常に質の悪いカミソリしか手に入らない場合もある。質の悪いカミソリで髭剃りをして、カミソリだけに「〝切れて”→〝キレ”る」くらいなら、使い慣れた日本のカミソリを持っていくか、多少重くても電動カミソリを持っていった方が精神衛生上よいだろう。

また、こんどは女性にこだわり派が多い「ヘア・ドライヤー」は、海外出張の場合、地域やホテルによっては酷い(熱風が出ない、熱風しかでない、湿った風が出る etc.)ドライヤーが備え付けてあることも。後述の電圧や電源プラグの形状の問題もあるので面倒だが、こだわり派は持っていくかを検討する余地があるかもしれない出張アイテムである。

ちなみに筆者(男性、30代)は発展途上国への長期出張前に、髪型を「スポーツ刈り」にしてヘア・ドライヤー問題を解決した。

10.コンセントのプラグアダプタは準備すべき

電源コンセントの形状は国によって違うので、当然国によってホテルの部屋のコンセントの形状も日本と異なる。

パーツを組み合わせることによって、ほぼ全世界のあらゆる形状のコンセントで使用できるコンバーシブルタイプのプラグやアダプタが、電気量販店やトラベルグッズの販売店などで販売されているので、海外出張が多いビジネスパーソンは、ワンセット買って準備しておくとよい出張アイテムだろう。

各国のコンセントの形状はネット検索するとトラベルサイトなどで簡単に調べることができる。
コンセントのプラグアダプタは準備する

11.変圧器はココロもカラダも重くなるので持っていくな

プラグアダプタで変換されるのはあくまでもプラグの形状だけで、電圧まで変えることができる訳ではない。日本市場専用に作られた電化製品を使う場合は、変圧器を利用しないと機器が故障する恐れがある。

ただし、出張に持っていく機器の代表はPCやケータイ、タブレットといった電子情報端末だと思われる。これらのアイテムは、電源アダプタがかなり幅の広い電圧に対応している(筆者のノートPCの場合は、100~240V)場合も多いので、あまり気にしなくてよいだろう。

変圧器は重い。どうしても現地滞在中に持っていきたい電化製品があって、それらが現地の電圧に対応していない場合は変圧器は有用かもしれないが、その前に「その電化製品、持っていく必要あるの?」と自問すべし。変圧器だけでなく、変圧器が必要な電化製品も置いていけば、カバンの重量は2倍軽くなるだろう(そして移動中にカバンが軽いと「心も軽く」なるハズで、あわせて3倍軽くなる!)。

12.Wi-Fiルータは空港でレンタルする

海外出張の場合、現地で使えるWi-Fiルータを持っていくと、携帯電話やPCなど情報機器がいつでもどこでもインターネットに接続できて便利だ。

Wi-Fiルータは、日本かあるいは出張先の現地の空港でレンタルすることが可能だ。1日数百円~で利用できる場合が多い。ただし、予約が必要な場合が多いので注意が必要だ。予約はインターネットからできる場合が多いので、出張前に予約を忘れないようにしよう。

移動中にすぐに取り出せるように胸ポケットに忍ばせるモノ

13.交通機関のチケットを胸ポケットに忍ばせる

最近は航空会社を中心にチケットレスで交通機関を利用できるサービスも増えた。チケットレスサービスは便利なので、積極的に利用するべきだが、もしものためにプリントアウトしたチケットも用意しておくと安心だ。

例えば、チケットを購入すると携帯アドレスにQRコード付のメールが送られてきて、それを搭乗時に読み取りスキャナーで「ピッ!」と読み取るアレには要注意だ。過去に携帯の電源が切れてゲート前で右往左往するビジネスパーソンを見たことがある。

また、あのスキャナの感度が悪くて読み取りに何度も失敗して、自分も列の後ろの人もグランドホステスも皆「イラっ」としている場面も。。。予備のプリントアウトした紙のチケットがあれば最終的にはナントカなる。

鉄道に関していうと、国内の鉄道は検札の回数が多すぎる。改札でチケットをチェックした上で、さらに新幹線や特急列車などでは車内検札がある。そういう時にチケットがすぐに取り出せるように胸ポケットに入れておくと便利だ。検札で仕事(疲れている場合は時には睡眠)が妨げられる時間も少なくできる。

14.印刷した地図を胸ポケットに忍ばせる

携帯電話で地図検索ができるようになったので、国内出張の場合は地図を印刷する必要がないが、海外出張の場合は、現地で日本の携帯電話をインターネットに接続すると高額のデータ通信料が発生する場合があるので、目的地までの地図はプリントして胸ポケットに入れていつでも取り出せるようにしておきたい。

通行人に目的地までの道を尋ねるような場合、あるいはタクシーの運転手に目的地を伝える場合など、圧倒的にプリントした地図を見せることができると便利だ。

15.紙はなくてもよいがペンは意外と便利

紙はなくてもよいがペンは携帯すると便利想像してほしい。世の中にはメモされる平面状のモノは周囲のどこにでも無数にあるが、メモするためのペンはどこにでもあるわけではない。

「移動中に取引先から電話がかかってくる」、あるいは「移動中に最高のアイデアが浮かぶ」など、すぐにメモが必要になったとき、紙が無ければ手にでもメモすればよいが、ペンがないとメモはできないのだ。

よって、すぐに取り出せるペンは意外と便利な出張アイテムと言えるだろう。

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知らないままだとこんなに差が出る!?交通費/出張費の節約法5選

(創業手帳編集部:A. Bizgami)

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