生産性も信頼も上がる!メールの「24時間以内返信ルール」を習慣化しよう

創業手帳

Gmailを高速で処理し、やりたい仕事に専念するアイデアとは

gmail

(2016/12/20更新)

創業期は、仕事の生産性が業績に直結します。そこで今回は、業務の中でも毎日せざるを得ないメールの返信を”24時間以内に”行うためのメール処理方法をご紹介します。Gmailをお使いの方はもちろん、それ以外の方も参考になる内容なので、是非御覧ください。

効率的なメール処理は、「生産性」「信頼」をもたらす

普段処理しているメール、ほとんどが”読むだけのメール”なのではないでしょうか。自分が返信をしなければならないメールは、ごく一部です。このように、毎日当たり前の様に行っているメール処理の大部分は「受動的な行為」であると言えます。

受け身のメール処理に時間を費やしすぎると、もちろん自分がやりたい仕事の時間が少なくなります。今回お話する、メール処理のアイデアを実践していけば、メール処理時間の短縮ができ、ついつい後回しにしがちな日々のメールの「24時間以内返信」ができるようになります。そして、メールのレスポンスが速くなるのはもちろん、大事なメールを見落とすこともなくなり、社内外からの信頼も向上することでしょう。

では、早速具体的なポイントを見ていきます。

メール処理速度を上げる、受信トレイテクニック

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受信トレイに未読メールが山積み…という状況の人は、大切なメールがきても見落としてしまったり、返信が遅くなったりする危険性があります。

Gmail でのメール処理速度を上げるポイントは、受信トレイの使い方にあります。ポイントは2つあり、1つは「優先度」「緊急度」共に低いものは、フィルタ機能を使い受信トレイ自体に入れないこと。2つ目は、アーカイブ機能を使い、受信トレイには未読や返信が必要などの未完了メールだけがある状態にすることです。

1:フィルタ機能で、受信トレイに入れない

Gmailのフィルタ機能をご存知でしょうか。例えば、システム上自動的に配信されるメールや、部署ごとのグループメールや、自分の仕事に直接関係がないような「優先度」「緊急度」共に低く、返信する必要のないメールは、受信トレイではなく、予め指定したフォルダに振り分けることができます。

別フォルダに振り分けたメールは、1日1回など低頻度でまとめて確認して、時間を短縮しましょう。

フィルタ設定の仕方

フィルタ設定はPC上、Gmail 画面の右上のギアアイコンにて設定ができます。

image3▲右上の歯車アイコンがギアアイコン

フィルタ作成の画面まで行く手順は以下です。

  • ギアアイコン
  • 設定 (設定画面に遷移)
  • フィルタとブロック中のアドレス
  • 新しいフィルタを作成

フィルタ条件の指定は、以下の流れで設定しましょう。

  • 送信元のアドレスを From に入れたり、件名を入れたりして設定
  • 右下の「続行」をクリック
  • 次のページで「受信トレイをスキップ (アーカイブする) 」「ラベルを付ける」の2つにチェック

(ラベルはフォルダのことで、分かりやすい名前を入力)

2:受信トレイの処理済メールはアーカイブする

今まで何も設定してこなかった人は、フィルタ設定をすることで、受信トレイに来るメールは格段に減ったことでしょう。それでは次に、受信トレイに来たメールの処理速度を上げるポイントをご説明します。

返信不要のメールは、読んだらすぐ「アーカイブ」
ar▲アイコンの一番左がアーカイブボタン

受信トレイに来たメールでも、返信不要のものが大半でしょう。その際には、読んだらすぐアーカイブします。アーカイブとは、受信トレイ内からは無くなりますが、デフォルトである「すべてのメール」フォルダには存在しているので、検索などでいつでも呼び出せます。

アーカイブするにはショートカットキーを使いましょう。メールを開封している状態で”e”を押すとアーカイブされます。また、Enterキーのすぐ左側にある”[”を押すと、アーカイブ後に受信トレイにある古いメールに移ることができます。”]”を押すと、新しいメールに移ることができます。

ショートカットキー有効化と送信後アーカイブ設定

ショートカットキーを使うには、ショートカットキーを有効化する必要があります。先程同様ギアアイコンから設定に進み、全般タブから「キーボードのショートカットON」を選択しましょう。

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また、普段メールを送った後はそのメールを受信トレイに残しておく必要がないケースが多いです。その場合、送信と同時にそのメールをアーカイブできる「送信&アーカイブ」ボタンを表示しておくと便利です。これもショートカットキーを有効化した際の、全般タブより設定できます。

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受信フォルダは”いつも空な状態”が理想

これまででご紹介してきた「フィルタ機能」と「アーカイブ機能」を使えば、ほとんど受信トレイにはメールが残りません。残るのは、「未読メール」と「返信が必要なメール」と「しっかり読み込む必要があるメール」です。時間の都合ですぐ処理できなかったとしても、確実に処理すべきメールのみが受信トレイにあれば、返信を忘れることはありません。

受信トレイに残ったメールの中でも、緊急度と優先度付けをして、速く片付くものは速く返信、時間がかかりそうなものは午後に返信…など頭の中で整理して、その日中に対応するように心がけましょう。

この状態を習慣化ことで、「受信後の24時間以内に返信する」ことが可能になります。

返信速度を上げるテクニック

溜まったメールを効率的に処理する方法をご紹介してきました。ここからは、新しく来たメールにいかに迅速に対応していくかのお話です。

Chromeを使っているひとにオススメの拡張機能

おすすめなのが、Chrome の Gmail 拡張機能「Checker Plus for Gmail™ 」です。

これは、メールを受信すると即座にアイコンで知らせてくれる拡張機能です。また、アイコンをクリックするとすぐメールを確認でき、返信の必要がないものは、即アーカイブします。Gmailであれば、読んで処理済メールになる場合は、その場でアーカイブができます。

Gmail で重宝しているショートカット

先程少しご紹介しましたが、Gmailには他にもショートカットキーが数多くあります。
参考:Gmailショートカットキー一覧

その中から、普段よく使っている便利なショートカットは以下です。

メールを読んだ後

  • アーカイブしてメール一覧に戻る:e
  • アーカイブせずにメール一覧に戻る:u

送信のためにメールを書くとき

  • 全員に返信:a
  • 送信者のみに返信:r
  • 転送:f
  • メール新規作成:c

その他の便利なショートカット

  • 受信トレイに移動:g+i (g を押しながら i)
  • すべてのメールに移動:g+a (g を押しながら a)
  • Gmail 検索ボックスに移動:/

スマホでの Gmail は Inbox アプリがおすすめ

営業の方など、外出が多い場合はスマホからメールを返信することも多いでしょう。そういった場合は、Gmailアプリではなく、「Inbox by Gmail」というアプリが便利です。ダウンロードは無料なので、是非試していただければと思います。
▼Inbox by Gmail
Android: Google Play
iPhone / iPad: App Store

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(執筆:多田翼 / Web Site「思考の整理日記」)
(編集:創業手帳編集部)

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