サイボウズのメールワイズで業務効率を改善しよう。30日間無料体験も!

創業手帳

届いたメールを複数人で共有し、履歴を一元管理

(2016/09/01更新)

通常のメールソフトは主にメールの送受信のためだけに作られており、共有機能は備わっていない。しかし、問い合わせ対応といった企業として重要なメールに関しては、確実・迅速に対応するためにチーム内で対応状況を共有する必要がある。そんな時にお勧めしたいのが、サイボウズ株式会社のメール共有ツール「メールワイズ」だ。

メールワイズは、届いたメールを複数人で共有し、履歴を一元管理できるツールで、自社の業務スタイルに合わせて運用を効率化することができる。創業期こそスピード感を持って真摯な顧客対応を行うべきであるということを踏まえ、その導入メリットを具体的に見ていこう。

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社外コミュニケーションを効率化するメリットとは

メリット1:メールの整理時間を削減して業務効率アップ

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メールワイズには、少人数でも大量のメールをさばくことが出来る機能を多数搭載しているため創業時少人数でも対応可能。また、テンプレートを活用すれば、新しく入った社員でも効率良く一定水準の対応を行うことが可能だ。

メリット2:サーバー上でメールの対応履歴が一目瞭然

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複数人でメール対応を行う場合、個人メーラーでは「二重対応、対応遅延、対応漏れ」が起きクレームや機会損失が生まれてしまう。メールワイズでは対応状況を一目で確認できるので、迅速な問い合わせ対応ができ未然にトラブルを防ぐことが可能だ。

メリット3:過去の履歴もボタン1つで確認可能

人の増員が多い創業期は担当顧客の特徴や過去の対応内容を別の担当者がすべて把握し、それをすぐに引き継ぐことは難しい。しかしメールワイズではその心配も無用だ。

かんたん! 2人から使える メールワイズ

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メールワイズではパッケージ版とクラウド版を用意しており、中でも創業時にお勧めしたいのがクラウド版だ。ソフトウェアやサーバー機器を所有する必要のないクラウド版は、利用料+運用費が月額500円~ととってもお得

1カ月単位、1ユーザー単位でユーザー数の増減ができるため、いつでも気軽に導入することが可能だ。また、クラウドサービスで懸念されるセキュリティリスクにもしっかり対応しており、安心して利用することができる。

クラウド版なら

  • セキュリティリスクにもしっかり対応。
    ビジネスユースでも安心してご利用いただける基盤を備えている。
  • 常に最新バージョンを利用できる。バージョンアップ作業はサイボウズで実施するため、自身でバージョンアップ作業は必要なし。
  • 必要な時に必要数分だけ契約できるため、コスト削減につながる。

製品統括責任者に聞く「顧客のクレームを減らす仕組み」

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創業したばかりの会社がネットショップなどのBtoCビジネスを行う場合、少人数でお客様対応を行わざるを得ないことも多く、どうしても対応漏れや遅延が出てきてしまいますよね。

その点メールワイズではリアルタイムでステータスや担当者が見えるため、少ない人数でもそのような社外トラブルをなくすことができますし、テンプレートを使って新人さんでも同じクオリティを保ちながら対応することが可能です。

メールワイズではすべての情報を見える化し、そもそも誰が対応すべきものだったのか、以前対応したのは誰だったのか、というところまでしっかりと分かります。そこがメールワイズを利用していただく最大のメリットなのです。これは会社が大きくなったら必要になるものではなく、逆に起業したばかりの最初の段階からこのような仕組みを持つことが重要だと私たちは考えています。

メールワイズの導入メリットは、もちろん通常のメールのやり取りにおいてもあります。例えば、C c でメール内容を共有していても、全員が全員Ccを含めて返信するとは限りません。メールワイズでは、たとえCcを外してしまっても過去の履歴が紐づくようになっているので、そのあたりは使い勝手が良いという声を多くいただきます。

創業期はお客様を獲得し、それと同時に獲得したお客様をいかにつないでいくかというところが重要になってきます。そういう意味でも、メールワイズの機能は重宝していただけるのではないでしょうか。

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cybozu.com製品導入前の疑問や活用方法を相談できる「導入相談Cafe」も是非ご活用ください。

(取材協力:サイボウズ株式会社 / 編集:創業手帳編集部)

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