メール共有・ファイル管理・日報は「報・連・相」を効率化する3つのコミュニケーション手段

創業手帳

社内外との「報・連・相」を円滑にするコミュニケーション基盤を創業期に作っておこう!

ビジネスの基本としてよく言われる「報・連・相(報告・連絡・相談:ほう・れん・そう)」。

しかし、ただやみくもに徹底すればするほど、業務の負担が増え、情報がむやみに氾濫し、ついには事業自体が回らなくなってしまう、という例がたくさんある。

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しかし、「報・連・相は必要ないのか」というと、そうではない。特に創業間もない企業にとって、チーム一丸となりスピード感を持って目的に前進することが、大手企業にはない強みになるからだ。

そのため、効率的なコミュニケーション基盤をつくり、「業務の中でいつの間にか報連相ができているようにする」ことが重要になってくる。今回は、社内外の報・連・相を効率化する3つのコミュニケーション手段をまとめた。

(取材協力:サイボウズ株式会社)

「メール共有」みんなで共通アドレス宛のメール対応ができる

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個人のメールソフトでは、他のメンバーの対応状況がわからず、誰かが対応しているはずと思っていて結局誰も対応していない、ということが起こりがち。

メール共有』ツールを使えば、誰がいつどのような対応をしているのかをみんなで確認できるので、対応漏れや二重対応、対応遅延をかんたんに防ぎ、個人宛に届く大量のCCメールからも解放される。

「ファイル管理」いつでもどこでもみんなで最新データを共有できる

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資料やデータをそれぞれ個人が管理し、必要なときだけメール等でやりとりしていると、「どのファイルが最新版なのか」「どこになにがあるのか」が不明瞭になってしまう。

ファイル管理』ツールを使えば、何世代も前のファイルを管理でき、誰がどのように更新したのかが確認一目瞭然(例えば、サイボウズ Officeであれば、10世代前までファイル管理できる)。誤操作で上書きしてしまった場合でも、すぐに元に戻すことができる。

「日報」フィードバックの仕組みが従来の報・連・相を変える

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日報は、メンバーの日々の活動を共有するという重要な役割を持つが、紙やメールでただ提出させるだけでは、その意義は半減してしまう。

一方通行の報告ではなく、内容について的確にアドバイスしたり評価するなど、コミュニケーションを図れる仕組みが必要だ。

日報』ツールを使えば、日報ごとにコメントをつけることができるので、効率的なマネジメントを行なうことができる。

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> サイボウズのグループウェアについて詳細は製品サイト(https://www.cybozu.com/jp/)をご覧ください。

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(取材協力:サイボウズ株式会社)

(編集:創業手帳編集部)

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