起業家にオススメ!サイボウズを使った社内の情報共有方法とは?

創業手帳

サイボウズ株式会社 製品統括責任者が語るスタートアップの社内の情報共有方法

(2015/07/21更新)

国内グループウェア市場でトップシェアを誇るサイボウズ株式会社。47,000社以上が導入している同社のグループウェア「サイボウズOffice」は、導入することによってどのようなメリットがあるのでしょうか。
同社のビジネスマーケティング本部で製品の統括責任者を務める和田武訓氏に、製品が生まれた背景や活用事例も交えてお話を伺いました。

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創業者と同じ方向を向く仕組みを持つこと

ーまず、起業したばかりの会社における情報共有の重要性について教えてください。

和田:創業時というのは、すでに他社が市場を持っていてそこに新規参入していくので、何かしらの差別化を図らなければいけません。

その時に重要になってくるのがスピードです。いかに業務を効率化して、少ない人数で事業を起こしていくか。そこで一番ボトルネックになってくるのがコミュニケーションです。起業したばかりの会社は、少ない人数で回している分コミュニケーションを円滑にしようという意識が薄れがちです。

そのため、個々がバラバラのツールを使っていて確認作業に時間がかかったり、情報共有しているはずだったのにできていなかったりということが起きてきます。

新規のサービスを立ち上げる時は、多くて5人、基本的には3人ぐらいでやることが多いですよね。たったそれだけの人数であれば、席も近くてすぐに声を掛けられるため、ツールもそれほど使いません。

ところがプロジェクトが進んでサービスが立ち上がってくると、なぜあの時こんなことをやっていたのかという履歴が残っていないため、過去を振り返っても分からなくなってしまいます。その辺りで問題が起きてくるのです。

ーそうした社内間のコミュニケーションにおける問題点を解決できるのが、御社のグループウェア「サイボウズOffice」なんですね。そもそもグループウェアとはどのようなものなのでしょうか?

和田:グループウェアとは、社内の情報を1つにまとめる場所のようなものです。そこにはメールもありますし、スケジュールの共有や売上管理もできます。

社内のあらゆる情報を1箇所にまとめてみんなで同じものを見て、同じ方向に会社が進んでいくためのシステムがグループウェアです。

社員それぞれがバラバラに動いて上から言われたことだけをやっていると、目の前のことを回すのに精一杯で、自分たちが今どこに向かっているのかが分からなくなることもありますよね。

グループウェアは、創業者が何を目指し、そのために今自分たちが何をやっているのかということを改めて確認するためのツールとも言えます。

トップが社員の業務・体調・モチベーション状態を把握するためには

ー「サイボウズOffice」では、具体的にどのようなことができるのでしょうか?

和田:文書管理と予定管理が主な機能になってきます。

創業時は事業計画書を含めて書面を作る機会が非常に多く、社内規定なども頻繁に作り替えるので、どれが最新バージョンなのか分からなくなってしまうこともあります。

それらの書類をしっかり管理するのが「サイボウズOffice」です。

提案資料も含めてお客様の資料を1つの場所にきっちりまとめられるので、文書管理は重宝しているという話は多く聞きますね。

もう1つは勤怠管理です。わざわざ大掛かりな勤怠管理システムを入れるほどでもないという会社には、休暇申請や出張申請、簡単なタイムカードのようなものを使っていただいています。

また、3、4人規模の会社でしたら、社員が休みの予定を社長のスケジュールに入れることで、社長は自分のスケジュールを見るだけで誰が休みなのかということまで分かる。これは少し特殊ではありますが、そういう使い方をされているお客様もいらっしゃいます。

スタートアップでなくても、スケジューラーとファイル管理はよく使われている機能ではないでしょうか。

ーこれらはトップ自らが率先して使っているケースが多いですか?

和田:そうですね。トップの方が使わないと浸透しないですからね。活用事例を見ても、どの経営者の方もかなり使っていらっしゃることが分かります。ただし、皆さんそれぞれ使い方がまったく異なります。

例えば、よく出張をする社長は部下の方に外から指示を出すことも多いですが、部下の方には背景が伝わりづらいので、なぜそれをやらなくてはいけないのかが分からない。

そのため、社長が日記のように毎日メッセージを発信するんですね。今気になっているニュースや会社が置かれている状況、業界の状況を伝えることで背景がつながる。社長が言いたいことが何となく分かった状態で業務を行うのと、ただやらされているのではやる気が違ってきます。

他には、社員全員の日報を必ず見るという社長もいて、その方は日報の中にプライベートなことも書くというルールを設けていらっしゃいます。社長は業務内容を把握しながら、プライベートについて書かれたほんの少しの言葉から、今置かれている社内の状況をチェックする。

経営者の方は感覚が動物的というか、感じ取る力が優れていらっしゃいますよね。なので、従業員の何人かが風邪気味だという書き込みを見つけたら社内で風邪が流行っているのかと考えたり、日報を上げる時間が遅い部署があれば仕事量が偏っているのではないかと考えて、すぐに対策を打ちにいく。

社長がグループウェアを使って発信すると社員も見ますし、逆に社長がグループウェアを見てコメントをくれる方だと社員はみんな書きますよね。ですから、トップの方がいかに使うかというのは大事だと思います。

グループウェアを使うとコミュニケーションが減るという誤解

ーどのような方に「サイボウズOffice」を勧めたいですか?

和田:3、4名ぐらいの会社の社長の中には「従業員同士話せば分かるからこんなシステムはいらないよ」と言う方もいらっしゃいますが、そういう方にこそ使っていただきたいと思っています。

例えば、そういった会社の社長は外に出ていることが多いため、内勤のスタッフが社長の居場所を把握しきれていなかったり、何か判断を仰ぐ必要がある時は社長が外にいることで止まってしまうこともありますよね。

でも「サイボウズOffice」を導入していれば、出先でも同じファイルを見ながらその場で資料の確認ができたり、決済だってできます。

よくグループウェアを使うとコミュニケーションが減ると思われる方もいらっしゃいますが実はそうではありません。グループウェアに書いてあることをきっかけにコミュニケーションが円滑になるということもあるので、逆に増えることになります。

少ない人数だからいらない、コミュニケーションが減ると勘違いしている方がいるのであれば、実際に使って感じていただきたいと思っています。「サイボウズOffice」にはいろいろな要素が入っているので、他のシステムを導入するより効率的で安価に始められます。

ー運用となると、社長以外の方も使うことになります。その方たちにはどういったメリットがあるのでしょうか。

和田:先ほどと繰り返しになりますが、社長がどこで何をしているかが分かったり、確認してもらいたい資料がすぐに確認してもらえたり、といったことが挙げられます。

また、実際に利用している方からは、スピードが速い上にやり取りをした履歴が残せたり、確認中の案件がひと目で分かったり、どんな指示のもとで自分たちが案件を進めているか、といったところをきちんと残せる部分を重宝しているという声をよく聞きます。

他にも、現場で働いている方がわざわざ本社に戻って出勤簿を付ける必要がなくなり、手書きで書いていた作業日報を写真付きで現場から報告できるようになれば、かなり手間が省けますよね。

現在はITに強い業界のお客様の割合が比較的多くはなっていますが、普段からスマートフォンを使っていない方や、パソコンが1人1台与えられていないような職種の方にこそ使っていただきたいと思っています。

最近はグループウェアを使ったことがないメンテナンス系の方や、建設現場、下請けの会社、病院などで利用していただけることも増えてきました。

ー「サイボウズOffice」について今後の課題があれば教えてください。

和田:創業期のお客様は、特に会社内の情報共有の変化が大きいです。そのため、会社内における業務課題に合わせ柔軟に対応できる仕組みが必要だと思います。

「サイボウズ Office」 のクラウド版は3ヶ月に1度のバージョンアップを行っていきますので、今後もスピード感を持ちながら品質の高いサービス提供を行っていきたいと考えています。

(取材協力:サイボウズ株式会社
(編集:創業手帳編集部)

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