個人事業主や少人数事業者は必見!電話秘書代行と電話転送でバーチャル秘書室をつくろう!

創業手帳

電話秘書代行サービス・電話転送サービス11選! -サービスの選び方と比較のポイント-

secretary outsourcing

固定電話番号は信用を高める

法人を設立したら、会社の代表電話番号の取得をしたいところだ。

本文を読む

必須ではないとはいえ、なるべく固定の電話番号を取得した方がよい。なぜなら、固定電話の電話番号の方が信頼感を与えることができるからだ。

例えば、携帯電話の番号のみを会社HPや名刺に載せている人を見かけたとき、「電話も引けていない信用できない小さな会社なんじゃないかな?」と、あなた自身が感じた経験があるのではないだろうか?

とはいえ、起業直後の創業期のベンチャーでは、固定電話を引いて電話番のスタッフを雇う余裕もないだろう。

また、普段営業の外回り等で外出が多く、オフィスを留守にすることが多い場合、どうしたらよいのだろうか?

そんな場合にオススメなのが、「秘書代行サービス」と「電話転送サービス」だ。

これらのサービスを活用すれば、掛かってきた電話を上手く対応してくれる、バーチャル秘書室がつくれてしまうのだ。

電話秘書代行サービスとは?

「電話秘書代行サービス」とは、あなたが外出をしているときに会社にかかってきた電話を、あなたの代わりに対応してくれるサービスだ。

対応も専門のスタッフが親切・丁寧に対応するので、オフィスを留守にすることが多くて留守番電話では不満な人は勿論だが、電話に追われることなく仕事の合理化・効率化を図りたい人にもオススメのサービスである。

電話が掛かってくる度に、掛かってきた連絡先をその都度指定したメールアドレスに送信して知らせてくれる。至急の伝言があった場合にも対応可能だ。

電話転送サービスとは?

「電話転送サービス」とは、会社の固定電話番号に掛かってきた電話をあなたの携帯電話等、指定の電話番号に転送してくれるサービスだ。

外出は多いが、電話秘書に依頼するよりもご自身の携帯電話に転送して欲しい人もあるだろう。そんな人にはオススメのサービスである。

さらに、固定電話端末を設置することなく、バーチャル型で常に転送をかけることも可能なサービスを提供している業者もある。

固定電話の機器をオフィスに置いておく必要がないというメリットもある。

電話秘書代行サービス選定のポイント

貴社の第一印象を決めるのが電話応対だ。よって、良くない業者を選んでしまうと、代行してもらいたい業務が滞るだけでなく、むしろ会社経営に損害を与え兼ねない。

以下に、選定のポイントをまとめた。

料金

サービス料金の絶対額は、もちろん比較検討では最重要な比較ポイントの一つだろう。

あなたのビジネスの実態にあったプランを提供している業者を選ぼう。実際にかかってくるコール数に見合ったプラン(金額)なのか?を再考して、実態に則したプランを契約する。

10コールくらいしかかかってこないのに100コールの契約をするのは、コストパフォーマンスが良いとは言えない。当たり前のことだと思われるかもしれないが、コール数が多くなるとボリュームディスカウントが効いて割安になるようなプランがあると、ついつい無駄にコストパフォーマンスが悪いプランを選んでしまいがちなので注意だ。

営業担当者

電話は会社の顔なので、迅速かつ臨機応変に会社の要望に応じてくれることが重要だ。そんなときに専属の営業担当者がいれば相談もスムーズに運び、話が早い。

クチコミ

クチコミや実際の利用者からの評価を直接ヒアリングして参考にするのも効果的である。流動時な業界のため、業者のスタッフのクチコミも多く、業者選定の際の参考になる。

コールセンターのインフラ

候補がある程度の数に絞れてきたら、できる限り実際に受付をするコールセンターで見学しておきたい。

どれくらいの規模でやっているのか?設備はしっかりとしてるのか?人は足りているのか?等は、実際に現場を見てみて評価するのが一番だ。

コールセンターを実際に見ると、「設備が貧弱で信頼性に欠ける」「人員が不足していてキャパオーバー気味である」等の問題に気付く場合も多い。

スタッフの質

秘書代行会社の応対レベルの質の差は思った以上に大きい。スタッフの応対の質も、実際に担当者にコールセンターを案内してもらって、できる限り自分の目で見て評価するべきポイントだ。

スタッフ個々人の対応の様子、チームの雰囲気などをチェックする。さらにはスタッフの雇用形態も確認しておきたい。

また、スタッフの応対の質を確認するためには、実際に業者が代行している会社に電話を掛けてみて、実際の対応をチェックしてみるのも一つの手だ。

電話秘書代行サービスの相場感

相場感をお伝えするために、以下に秘書代行サービス会社のサービス比較表を載せた。

電話秘書代行サービス比較表
A社 B社 C社
月額費用 15,000円(税抜) 5,000円(税抜) 6,000円(税抜)
初期費用 10,000円(税抜) 無料 無料
基本コール数 80コール/月 40コール/月 30コール/月
応対時間 9:00~18:00 9:00~18:00 9:00~20:00
スタッフの常駐数 非公開 8名 45名
スタッフの雇用形態 非公開 アルバイト 社員
センターの拠点 東京 首都圏 東京、鹿児島

秘書代行サービス・電話転送サービス11選

これまで比較のポイントを紹介してきたが、ここでは、主要な秘書代行サービスあるいは電話転送サービスを紹介する。

もし、検討するのであれば、ぜひ参考にしてほしい。(情報は2016/8/22現在)

ベルシステム24

2-bell24-thumbnail
コールセンター大手である株式会社ベルシステム24が提供している電話代行・秘書代行「e秘書®」。
主軸はe秘書スタンダードコースで、100コール15,000円。
 

株式会社アクトコール

1-actcall-thumbnail
電話秘書代行サービス「アクトコール」を提供。
※ホームページから問い合わせ窓口が無いのが残念だったが、営業担当より窓口の連絡をいただいた。四ツ谷にあるコールセンターを無料開放しており見学は大歓迎で、下記に連絡すると直ぐに調整可能とのこと。コールセンターとはどういうものか、一度見学を希望してみてはいかがだろうか。
・代表番号 03-5312-2300
・営業時間 9:30〜18:30
・お申込み > こちら
 

オフィス24

3-mot-call-thumbnail

スタンダードプランが主軸。100コール15,000円。
 

セントラル・アイ

4-central-eye-thumbnail

ベーシックプランが主軸。100コール10,000円
 

株式会社秘書センター

5-hisyo-center-thumbnail

契約実績4,000社。ホームページに料金の記載が無いのが残念。
 

MKサービス

6-kschannel-thumbnail
スモールプランであれば、月額2,900円で20コールまで基本料金で受けられる。
 

株式会社シンフォネット

7-symphonet-thumbnail
なごみ系の電話代行サービス。ほのぼの電話対応。
 

合同会社ジェイリーム

8-jream-thumbnail
コール数に関係なく1件110円の同一単価。
 

電話代行のオフィスナビ

9-denwahisyo-thumbnail
電話秘書代行月50コールまで受けて超格安月額6,000円。
 

ベルウェール

10-belwell-thumbnail
創業42年、16,000社契約。
 

アイズコール

11-iscall-thumbnail
オペレーター全員が上場会社の秘書または営業経験者。
 

個人事業主・少人数事業主だからこそ慎重に選ぼう

秘書代行・電話転送を外注するのは簡単だが、安易にサービスを選ぶと、業務が単に滞るだけではなく、会社のイメージが下がり、会社経営に多大な影響を与える可能性がある。つまり、秘書代行・電話転送サービスの選定に失敗すると、ゼロどころかマイナスになってしまうのである。

今回紹介したようなサービスをキッチリと比較して、あなたのニーズに合致したサービスを選んでもらいたい。

(創業手帳編集部)

創業手帳Webでは弁護士・税理士・秘書代行サービスなど、創業支援の専門家をご紹介できます。

 
詳しくはこちら

この記事のタグ:, ,
創業手帳

カテゴリーから記事を探す