移転先のビルを探す際に ”絶対に知っておきたい”4つのポイント

創業手帳

理想的なオフィスにめぐり合うには?

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(2016/10/25更新)

 前回の記事では、オフィス移転成功に向けての「具体的ステップ」と「スケジュール」を確認した。次は移転先ビルを探すステージに入る。立地、面積、賃料など、ビル選びの条件はさまざまだが、どうすれば理想的なオフィスにめぐり合えるのだろう? そのためのポイントについて、前回に引き続きオフィス仲介大手の三幸エステート株式会社営業部 遠藤佑輔さんにお話を伺った。

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オフィス移転における4つの重要ポイントとは

①必要な面積を算出しよう

 まずやるべきことは、現オフィスの使用面積と什器の量、必要な面積を割り出すことだ。
 現オフィスの使用面積(これには執務室だけでなく、受付や廊下、応接室なども含む)をはじめ、使用している什器(机や椅子、テーブル、キャビネットなどから、OA機器類およびパーテーションや保管備品に至るまで)の数量や個々の寸法など、細かいところまで数値化が求められるし、把握できると理想的だ。ただ初期段階で細かく調査するのは難しいと思うので、やりながら何が足りないかを考えて追加していこう。一人当たりの面積の算出としては、大まかに一人3坪で計算してみるといいだろう。

 ここで重要なのは、今後3年間の増員計画を踏まえての人数で面積を数値化すること。第一回目で解説したとおり、従業員の増減はオフィス面積の増減を左右する。ムダなコストを発生させないためにも、今後の採用計画も含めてオフィス計画を考えることが必要となる。このとき応接やミーティングスペースなどの個室がいくつ必要かも確認しておきたい。
 

②移転先ビルの選定

 必要な面積が試算できたら、現在抱えているオフィスの課題についても整理しておきたい。第一回目で「移転のための要件を決める」ことが重要と説明したが、ここでのポイントは照明や空調、耐震性といったビルのスペックなどの「ハード面に対する要件」なのかとコミュニケーションの活性化や生産性の向上、業務効率の改善といった内装デザインなどで解決できる「ソフト面に対する要件」なのかとを切り分けておくことだ。

 また、建物だけに目を向けるのではなく、周辺環境や飲食施設、最寄り駅からの距離、交通アクセスも移転先を決めるための重要なポイントとなる。

③選ぶ際の優先順位付けをする

 移転先に求める要件を洗い出したところで、それらの諸条件に優先順位をつけることで、自社にとっての理想的なオフィスが見えてくる。

 もちろん、諸条件の中には「予算」も大きなウエイトを占める。第1回でも話したとおり、イニシャルコストとランニングコストとは切り分けて考えること。イニシャルコストには敷金などがあり、ランニングコストには月々支払われる家賃や共益費、清掃代といったものがある。自社の状況を考慮して余裕のある移転計画を立てることが重要だ。

 同様に以前の回で触れたが、旧オフィスと新オフィスでは契約時期に重複する期間があるため、二重に賃料の支払発生があることも頭に入れておこう。ビルによってはフリーレントを行なっていることもあるので、活用することも一つの方法だろう。

 また、忘れてはならないのは、エリアによって賃料の相場が大きく違うこと。したがって、希望エリアを固定的に考えるのではなく、全体の相場を考慮したうえで立地を選ぶことが大事だ。もちろん、わずかな金額の違いはあれ「大体のリミットとなる予算」をあらかじめ決めておけば、先ほど書き出した諸条件の優先順位によって、自社にあったオフィスが探しやすくなる。

④ビル情報は広く集め、絞込みや内見に時間をかけすぎない

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 移転先の候補ビルの情報は広く集めること。情報は多すぎても少なすぎてもいけない。多くのビル情報から、優先順位によって絞り込んでいく。対象ビルを2~3棟に絞り込むことができたら、ビルごとに設備、賃料などでさらに絞り込む。できれば各ビルの図面に合わせて、予定している席数や応接室数などをサンプルレイアウトに入れ込んで作成してみると適正な面積かがわかりやすくなる。サンプルレイアウトができたら、実際に足を運んでみよう。図面や写真では見えない部分がわかるかもしれない。

 ここでのポイントは、絞込みや内見に時間をかけすぎないこと。良いと思った物件は他社でも検討しているかもしれない、ということを頭に入れておこう。
 そのため条件に「固執しすぎないこと」にも注意が必要だ。諸条件を細かく検討し、求めるオフィスの具体的イメージが顕著になるにつれ、完璧を求め始める事業主は少なくない。実際に条件すべてが当てはまる物件があればベストだが、それは非常に稀なケースだ。完璧を求めるのではなく、妥協点を作っておかないといつまでたっても移転先を決めあぐねることになる。優先順位をつけた理由はそこにある。交渉に先立って、自社側の条件を精査。絶対に譲れない点と、ある程度譲歩できるラインを考えておこう。

新ビルとの交渉と契約

 移転候補先が決定したら、新ビルのオーナーとの条件交渉に入る。ここで決まった経済条件や契約条件は長きにわたってしばられる。価格は妥当か、契約条件に不利な点はないかなど、慎重に進めていきたい。当然さまざまな専門知識とノウハウが必要となってくるので、自社に担当できそうな人がいなければ、早めに外部の専門家に頼むべきだろう。

 それでも、なかなか新ビル側のオーナーと折り合いがつかず、交渉が長引いてしまうケースも考えられる。交渉に時間がかかりすぎてしまうと、その後、契約を交わしたあとに取り掛かる移転準備にも支障が出てしまう可能性がある。交渉には期限を決めて、時間的な余裕が無い場合には条件交渉と並行して準備を進めておくことも考えておくべきことかもしれない。

逆算がカギ!具体的ステップをみて、移転スケジュールを立てよう
オフィス移転成功に向けての「具体的ステップ」と「スケジュール」

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(監修:三幸エステート営業部 遠藤佑輔(えんどう ゆうすけ) )
(編集:創業手帳編集部)

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