マイナンバーにまつわるウソ?!ホント?!

創業手帳

1つでも間違えたら要注意!マイナンバー理解度チェック

(2016/03/15更新)

2016年1月からマイナンバー制度が開始され、規模の大小を問わず全ての企業で対応が必要となりました。

マイナンバーは、国と地方自治体でバラバラに持っている住民の情報を、マイナンバーによって統合することで、不正受給を防止するなど、税の不公平化を解消するものです。

制度自体、まだ開始されたばかりなので、まだ理解が進んでいない方もいるかもしれません。

そこで、マイナンバーで誤解しがちなポイントを○×クイズ形式でまとめてみました。一つでも間違えたら要注意ですよ!

マイナンバー理解度チェック

問題

Q1.マイナンバーカードは身分証明書として使用できる
Q2.本人確認はマイナンバー通知カードがあればよい
Q3.マイナンバーは本人の同意があれば会社が使用してよい
Q4.マイナンバーは会社で保管しなければならない
Q5.マイナンバーにはガイドラインがある
Q6.マイナンバーについての立ち入り検査がある
Q7.マイナンバーの収集は従業員だけでよい

本文を読む

答え

Q1× Q2× Q3× Q4× Q5〇 Q6〇 Q7×

解説

全問正解でしたか?ここでは大まかにポイントを解説します。

【不正解】Q1.マイナンバーカードは身分証明書として使用できる

→【正解】マイナンバーカードは身分証明書として使用できない

マイナンバーカードは個人に郵送される通知カードに顔写真を貼り申請すると発行されるものです。

総務省により公的な身分証明書として使用できるとアナウンスされていますが、但し書きとして、「マイナンバーカードを身分証明書として取り扱うかどうかは、最終的には各事業者側の判断になるため、一部の事業者では利用できない場合がある」とされています。

また、身分証明書として相手に渡した際に自分のマイナンバーがわかってしまい、コピーなどで盗用されてしまう可能性があります。そうしたリスクから身を守るためにも身分確認にマイナンバーカードは使わない方がよいでしょう。

基本的には官公庁以外では使わないので日常生活で困ることはまずありません。

身分確認はこれまで通り免許証や保険証などで対応しましょう。

【不正解】Q2.本人確認はマイナンバー通知カードがあればよい

【不正解】Q7.マイナンバーの収集は従業員だけでよい

→【正解】本人確認はマイナンバー通知カードと身分証が必要で、従業員だけでなく業務委託先のものも必要

マイナンバー制度開始にあたり、従業員と、扶養対象の家族のマイナンバーを収集します。

その際に「このマイナンバーは本当に当人のものか?」ということを確認する必要があります。

本人確認は通知カードだけでは不十分であることに注意しましょう。

本人確認では以下の組み合わせで確認する必要があります。

  • マイナンバーカード
  • 通知カード+顔写真つき身分証
  • 住民票と顔写真つき身分証

なお、従業員だけでなく、個人に業務委託して支払調書を発行するときもマイナンバーが必要なので忘れずに収集しましょう。

【不正解】Q3.マイナンバーは本人の同意があれば自由に使える

→【正解】マイナンバーは本人の同意があったとしても他者の利用は認められない

従来の個人情報は個人情報保護法の規定によって本人の同意があれば目的外の利用や、第三者への提供が可能でしたが、マイナンバーはマイナンバー法によって利用範囲が厳しく制限されています。

具体的に会社で使用するのは、

  • 社会保障(年金、労働、医療、福祉)
  • 災害などの緊急時用

この3つだけです。

それ以外は例え本人の同意があったとしても利用が認められません。

なお、金融機関でも社会保障に関わる場合、納税に関わる場合にはマイナンバーの提示を要求されるようです。

【不正解】Q4.マイナンバーは会社で保管しなければならない

→【正解】マイナンバーは会社で保管せず、すぐ廃棄する

マイナンバーは会社で使用しますが、基本的に会社でのマイナンバーの取り扱いは原則禁止されており、法律で定められた場合のみ、期間限定で保管をすることが許されます。

そのため、マイナンバーは保管せず、すぐ廃棄するのがベストです。保管を専門に扱う業者がいますので、それらの活用をされることをおすすめします。

会社で管理する場合は、

  • 管理責任者を決めてそれ以外の人は絶対に扱わない
  • 取得を含めて取り扱い履歴を残す

といった管理体制の整備に注意を払いましょう。

また、従業員が退職し、保管の義務期間が終了した場合などは、ただちに廃棄する必要があります。

廃棄についても以下の点に注意することをおすすめします。

  • 紙で取り扱いした場合は基本的には溶解または焼却する
  • シュレッダーは復元されてしまうのでシュレッダー扱い方については基準を設ける
  • パソコンなどのデジタルデバイスに一度でも打ち込みした場合はデジタルシュレッダーで消去する

【正解】Q5.マイナンバーにはガイドラインがある

行政機関である個人情報保護委員会によりガイドラインが提供されています。

【正解】Q6.マイナンバーについて立ち入り検査がある

個人情報保護委員会はマイナンバーについて取り扱いに不正が疑われる場合、立入検査を行う権限があります。

わかりにくいところも多いマイナンバー制度ですが、しっかりポイントを押さえて運用していきましょう。

マイナンバー対策の詳細はこちら>>
マイナンバー制度導入で経営者が準備すべきこと

(監修:徳川綜合法務事務所 行政書士 石川裕也
(編集:創業手帳編集部)

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