名刺・挨拶状・会社概要チラシ・営業資料は、創業後に必要な4つの印刷物

創業手帳

名刺、挨拶状、会社概要チラシ、営業資料を作成し、さあ 顧客訪問しよう!

prints-fig8

(2014/12/09更新)

会社を始めるにあたり、最初に作るべき印刷物が4つある。

本文を読む

起業後に必要な4つの印刷物

1. 名刺
2. 挨拶状
3. 会社概要チラシ
4. 営業資料

今回は、名刺、挨拶状(お礼状)、会社概要チラシ、営業資料を作成、準備するときのポイントを紹介していこう。ポイントを押さえてこれらを作成すれば、その後にお世話になった人への挨拶回りや顧客訪問時に、思わぬ効果を発揮するはずだ。

起業したら最初に作成すべき4つの印刷物

創業後は、知り合いや取引先など、以前つながりがあった方には、お礼状と会社設立を知らせる挨拶状を出そう。できれば、実際に訪問して挨拶回りできればなお良いだろう。

挨拶回りに少なくとも名刺は必須だが、その時に業務内容を伝えられるような会社概要チラシがあると、信用力が高まる。せっかくの機会だ。サービスや商品が完成していればもちろんのこと、開発途中であっても営業資料を携えて、積極的に営業をおこないたい。

1. 名刺

prints-fig2

名刺作成のポイント

挨拶回りに名刺は必須だ。「すっきりしたデザインの名刺」にするか、「PR性に優れた情報量の多い名刺」にするかは、会社のイメージ戦略や経営戦略に関わる部分もあるので、最初にキッチリと検討しておきたい。

ロゴは、会社のイメージと直結するので重要である。名刺作成とあわせて会社のロゴを作成するという起業家も多い。

初対面の方には顔を覚えてもらうことも大切だ。顔写真やイラストを入れるなど、受け取った人の記憶に残るような工夫をしてみよう。

連絡先は、住所、電話、メールアドレス、ホームページのURLだけではなく、FacebookページのURLやTwitterのアカウントといったソーシャルメディアへのアクセスを記載している名刺も見かけることが多くなった。

基本的に、名刺は印刷会社に依頼して印刷する。小さな紙に両面印刷することになるし、紙質にこだわりがある場合も多いからだ。

名刺大のショップカードやクーポン券で販促する

パンフレットよりも気軽に配布できる名刺大カードは、安価で商品・サービス・店舗などの宣伝にも使える。自己紹介を目的とした名刺のほかに、商品・サービス、あるいは、お店を紹介する名刺大の「カード」を作るのも一案だ。

お店であれば、レジや洗面所などに、ショップカードがさりげなく置かれていることが多い。サービス利用や来店を促進するために、クーポンや割引券などの特典付きのカードを作ると、カードが販促ツールにもなり得る。ぜひ、検討してみるとよいだろう。

2. 挨拶状

prints-fig3

挨拶状作成のポイント

挨拶状やお礼状は、伝えたいポイントを明確にしてから作成するのは、あらゆる制作物と同じだ。通常は、はがきで出すことが多いので、限られたスペースに伝えたいメッセージを完結に込めたい。

挨拶状は、まず冒頭で感謝の言葉を述べる。以前のつながり(前職、学校など)に感謝を表した上で、次のステップ(起業)に進む旨を伝える。次のビジネスにつながる内容、あるいは先方にお願いしたい内容をさりげなく文中に盛り込むと、ビジネス的にも効果的である。

例えば、「新しいビジネスを紹介するので商談したい(あわせて、サービスの提案をしたい)」などだ。

挨拶状の大量送付の注意点

挨拶状やお礼状は、早めに出さないと効果が半減する。送付数が少なければ1枚1枚手書きが効率的で、かつ送付先にもウケが良い。だが、実際なるべく多くの方に送付した方がよいので、挨拶状を大量に送ることになると、非効率である。その場合は、外注サービスを上手く利用しよう。

会社のプリンターで印刷する方法もあるが、紙詰まりや印刷の仕損じ、手間などを考えると、送付先リストのデータと、文案データを外注サービス業者に渡し、印刷・送付してもらうほうが効率的だ。

3. 会社概要チラシ

prints-fig4

会社概要チラシ作成のポイント

挨拶回りの際に、事業内容、サービス概要を説明したチラシがあれば、事業の説明がしやすくなる。「何を伝えたいのか?」「どういう顧客を探しているのか?」を明確にしよう。

キャッチコピーには、一目で会社の特徴が分かるように、端的にあなたの会社やビジネスを伝える文章を入れる。全体的に写真を活用して、会社のイメージを視覚に訴えるのも有効である。

事業内容は、あなたの会社が何をやっている会社かを簡潔に伝えられるようにまとめよう。

会社概要には、代表者、役員、住所、連絡先などを入れるのが一般的である。もし、外部取締役や顧問、アドバイザー、あるいは顧問弁護士や税理士などに有名人が就いている場合は、これらも積極的にアピールするとよいだろう。

最後に、商談につながるように、必ず会社の連絡先を明記することを忘れないようにしよう。

会社概要チラシのスペースに余裕があれば、例えば人材募集欄にするなど、情報発信に有効活用したい。人材採用には広告費がかかり、創業期の企業にとっては広告費の負担は厳しいはずだ。ぜひ、このような機会も無駄にしないようにしたい。

会社概要チラシは、枚数が少なければ社内のプリンターで印刷しても良いが、挨拶状と同様に、枚数が多い場合は、印刷会社に外注するとよいだろう。最近では、印刷通販会社が登場して印刷料金が下がっており、カラー印刷1枚あたり10円以下で作成できることが多い。

【関連記事】印刷通販サイトが安い理由を本気で教えます

RGBとCMYKの違いに気を付けよう!印刷用データはCMYKで。

Druck印刷用データは、CMYKカラーで作成する必要がある。

PowerPointやWordなどのOfficeソフトでデータを作成すると、RGBカラー形式というパソコン画面に適した光の3原色で表現される。印刷会社で印刷する場合、RGBカラー形式のデータは、印刷時にCMYKカラー形式というインク色での表現の形式に置き換わる。よって、RGBカラー形式のデータを印刷すると、ややくすんだ色合いになり、PC画面で見た印象と変わってしまう。

IllustratorやPhotoshopなどのアプリで作成すればCMYKカラー形式で保存できるが、Officeソフトなどで作ったファイルを印刷会社で大量印刷する場合は、色見本をとるなどの注意が必要だ。

4.営業資料

prints-fig6

営業資料作成のポイント

名刺や会社概要があれば、起業したことを伝えるための挨拶回りや顧客訪問は可能だが、できれば営業資料まで作成したい。営業資料を作ることであなたのビジネスの課題が再認識される効果もある。

会社概要と営業資料を別々に作るのが面倒な場合、営業資料と会社概要が一緒になった資料を用意しておくと便利である。

営業資料の基本的な構成例として、以下の項目を入れておきたい。

営業資料の基本的な構成
    1. 表紙
    2. 目次(ページ数が少ない場合は省く)
    3. 会社紹介
    4. サービス内容
    5. 料金表
    6. 問い合わせ先

営業資料は、基本的な構成要素、フォーマットを守って資料を作成する。ページごとにテーマを決め、メッセージを簡潔に盛り込む。文字ばかりではなく、図も使って視覚的にアピールできるようにしよう。

一部分を編集すれば他の提案先でも利用できるように汎用的な雛形を作っておくと便利だ。雛形は「BB-WAVE(http://bb-wave.biglobe.ne.jp/)」などの、営業資料や提案書のテンプレートサイトを参考にして、準備しておくと良いだろう。

まとめ

挨拶状やお礼状を出すような、もともとつながりがある人たちは、基本的には最初のお客様になって頂ける可能性の高い「もっとも大事にすべき人達」である。例えば、一般的に「1:5の法則」で新規顧客への販売コストは既存顧客の5倍かかるように、もともとつながりのある人たちは、つながりのない人たちと比べれば、お客様になってもらいやすいのだ。

もともとつながりのある人からは、お客様を紹介していただけるケースもあるだろう。訪問したら、会社の応援団を増やす意味でも、挨拶状やお礼状はしっかり出しておきたい。

なお、創業後、あまり時間が経ってしまうと間延びしてしまうので、こうした挨拶状・お礼状の送付や挨拶回りは、なるべく早く済ませておくのが望ましい。もし、法人設立から送付まで間が空いてしまった場合は、サービス開始(開店、新サービス開始、開業キャンペーン)などをきっかけとして、挨拶状を送るという方法もある。創業の決意と、新会社のPRもできる絶好の機会を逃さないようにしよう。

【関連記事】これさえあれば1人でも失敗しない!起業前に準備すべき必要なもの【厳選7つ】

(編集:創業手帳編集部)

創業手帳

カテゴリーから記事を探す