勤怠管理のメリットとおすすめクラウドシステム・アプリ・ソフト6選を比較!

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起業家・少人数事業者におすすめの勤怠管理システムとは?

(2016/09/05更新)

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従来は印鑑での出退勤確認、タイムカードでの記録といったアナログな勤怠管理がメインでしたが、現在はクラウドサービスを利用した手軽な勤怠管理システムが生まれています。

人事労務担当者にとっては「集計作業の効率化」、利用する従業員にとっては「正確な勤務時間の記録」など双方向にメリットのある出退勤管理システム。

今回は、出退勤管理システムを導入するメリットや、システムを選ぶ上で考慮すべきポイントをご紹介します。

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勤怠管理システムとは?

社員の出勤・退勤の状態を記録するのが、「勤怠管理システム」です。

ICカードをかざして記録できるものや、アプリを利用して、外出先からも出退勤の記録が可能なものなど、ITサービスの普及に伴い、非常に高度なシステムが多数登場しています。

勤怠管理システムを導入する6つのメリット

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勤怠管理システムの導入は、勤怠管理の効率化だけでなく、会社にとって幅広いメリットがあります。順に見ていきましょう。

出退勤時間を正確に把握できる

まず、出退勤時間を正確に把握できるということ。勤怠管理システムを導入すると、タイムレコーダーやICカードリーダー、Webサイト、アプリ等を介して勤怠情報の記録が可能になります。

従来であれば、事業所での記録が必要でしたが、Webサービスを用いることで、外出先からの勤怠記録が可能になります。直行直帰、出張、出向といった場合にも対応可能で、従業員にとって勤怠管理の手間を省くことができるのです。

また、勤怠管理システムでは、入力された勤怠記録を自動で集計します。タイムカードや手書きの出勤簿から転記して勤務時間を集計する必要が無いため、担当者の業務負担・ミスによる計上間違いリスクを減らすことができます。

時間外労働・割増賃金などの計算効率化

また、勤怠管理には高度な計算が求められます。

アルバイトであれば、勤務時間に時給をかけるだけでいいですが、正社員、契約社員、派遣社員、パートなど、働く人の雇用形態はさまざまあるでしょう。就業時間は規定なのか、フレックスなのか、採用労働制なのか…によっても、割増賃金の適用条件は異なります。

時間外労働、休日労働、深夜労働などの労働基準法規定の労働時間を正確に算出するのは大変ですが、勤務時間システムでは、あらかじめ入力していた情報に応じ、これらの時間を自動的に算出してくれるのです。

もちろん、算出された情報をそのまま給与計算に活かすことが可能です。これにより、人事労務業務の大幅な効率化が可能となります。

法律改正に対する迅速対応

労働法制は、時代に合わせて細かく変更が繰り返されるもの。大幅な変更があった場合、勤怠管理に関わる社員は法規の理解と、最新法改正に沿った対応が求められます。せっかく独自の計算システムを作っていたとしても、法改正のために変更が必要では、多くの労力が割かれてしまいますよね。

勤怠管理システムであれば、サービスが法改正に即時対応。通常と変わらない運用をしながら、法改正にも対応できるのです。常に最新の法改正に対応しているので、コンプライアンス面からも高い評価を受けられます。

社内ルールの徹底化

残業申請や直行・直帰申請、有給申請、欠勤申請など、勤怠管理に関わる内容には、会社ごとにさまざまなルールが設けられています。しかし、紙ベースでの対応になっていたり、事後報告が当たり前になっていたり、守られていなかったり…と、運用上適切ではない場合も多いです。

勤怠管理システムには、そういった申請に関しても専用フォームを設けることが可能。システム上に出退勤が記録される運用であれば、ごまかしは通用しません。従業員の意識も高まり、適切なルールのもと勤怠を管理できるようになります。

もちろん、申請から承認までをWeb上で完結させることも可能ですから、申請者・承認者の負担も従来とくらべてかなり削減できます。

工数管理・人事戦略へデータを活用

正確に記録された勤怠管理データは、会社全体の戦略にも役立ちます。例えば、どの部署では時間外労働が多くて(=人出が不足している)、どの部署には余裕があるかといった点が一目瞭然になります。また業務が効率化されてるかを工数管理で確認できるようになります。

業務時間が多ければ、人員を増やすなり、業務自体を見直すといった対処を取ることができます。時間外労働が発生するというのは、マネジメントが上手く行っていない証拠。業務時間を逐一データ化することで、客観的に社内の労働状況を把握し、人事戦略へと転用することができるのです。

ブラック企業対策

適正な勤怠管理が行われているということは、求職者や在職者への大きなアピールポイントにもなります。

なぜなら、労働時間が正確に把握され、時間外労働・休日労働が法廷内に定まっていることを明らかにすることは、「ブラック企業ではない」ことの裏付けにもなるからです。

もちろん、知らず知らずのうちに労働時間釣果が増えていた…ということを未然に発見するためにも、勤怠管理システムは有効です。

また、勤務時間が正確に給与に反映されることも、外出先から出退勤が可能で勤怠管理のための出社が不要なことも、モチベーションアップにつながります。

勤怠管理システムを選ぶ4つのポイント!

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勤怠管理システムを選ぶ際にも、見逃してはならないポイントがいくつかあります。それぞれについて確認していきましょう。

機能の充実

まず、自社にとって必要な機能が備わっているかを確認しましょう。

例えば、タイムカードの打刻機能。ICカードを利用するもの、スマホを使うもの、指静脈認証を使うもの…実際に使う現場の声も聞きながら、どれがスムーズに導入できるか考えましょう。

大切な勤怠情報ですから、不正打刻がされないような仕組みであることも重要です。

また、多機能過ぎると逆に使いにくくなってしまうことも。自社の課題は何なのか、勤怠管理に求めることは何なのか(勤務時間の合計が出せればいい?給与ソフトとの連携が必要?従業員のスマホから記録したい?など)を明らかにして、過不足なく機能が備わっているものを選びましょう

導入費用・ランニングコスト

勤怠管理システムは、一度導入を決めると長く使い続けるもの。コスト面での検討も重要です。

コストを決めるものとして、「クラウド型サービス」「オンプレミス型(自社設置型)サービスか」という大きな区分があります。これらは、導入方法の違いでもあります。

クラウド型は、Web上にあるサービスを、インターネットを通じて利用するもの。導入にあたって、自社サーバーの設置も、管理運用も不要です。インターネットさえあれば利用できる手軽さが魅力で、法改正などにも自動で対応し、常に最新のサービスが使えるというメリットもあります。導入費用はかかりませんが、その分月々のランニングコストが発生します。

オンプレミス型は、システムソフトやライセンスを購入し、自社サーバーに設置するもの。大幅な法改正があると、ソフトを購入し直す必要がある場合があります。ただ、自社の状況に合わせて柔軟にカスタマイズが可能というメリットがあります。初期費用や保守費用が発生するものの、基本的にそれ以外のランニングコストは発生しません。

初期費用やランニングコストを総合的に判断して、何を導入すべきか考えましょう。スタートアップ時は費用負担が少なくても、雇用人数が増えるとプランの料金が上がることも。将来的な人員計画も視野に入れ、負担の大きくないものを選びたいですね。

使いやすさ

最も重視すべきと言っても過言ではないのが、「使いやすいか」ということ。なぜなら、勤怠管理システムは、担当部署の従業員だけでなく、すべての社員にかかわるものだからです。新人への教育の手間を考えても、「初見でも、問題なく使える」くらい、使いやすさにはこだわったほうがよいでしょう。

こればかりは、実際にシステムを触ってみないことには判断できません。無料の体験期間を設けているサービスがほとんどですから、いくつか契約して触り比べてみることをおすすめします。その際、できれば他の部署の人にもヒアリングして、率直な感想を参考にしてください。

また、出退勤の打刻の使い心地だけでなく、勤務時間計算や他ツールとの連動など、実際に勤怠管理に携わる人が多角的な観点から触ってみることも忘れないようにしましょう。

サポート体制

また、サポート体制も比較ポイントに挙げられます。社内にシステム関係に強い人材がいる(あるいは、経営者自らが得意分野)という場合は問題ないものの、全ての組織がそうとは限りません。

そんな時、頼りになるのがサポートの存在です。電話サポート、チャットサポート、24時間サポートなど、サポート体制もサービスによってさまざま。いざというときに頼ることができるよう、ITに関して苦手意識がある際は手厚いサポートを売りにしているサービスを選択すると安心です。

勤怠管理システム6選・おすすめを厳選!

これまで比較のポイントを紹介してきたましたが、ここでは、主要な勤怠管理サービスを紹介します。

もし、検討するのであれば、ぜひ参考にしてみてください。(情報は2016/8/19現在)

jinjer

jinjer

1ユーザー200円ながらもスマホや打刻も複数パターンに対応しており、起業家にはおすすめのクラウド勤怠管理システムとなっています。さらには料金プランも全機能が200円で使いたい放題となっているため、起業家や少人数事業者にとってはコストをかけずに導入できるシステムとなっています。また、創業手帳限定で起業家1ヶ月無料キャンペーンもあるので、是非確認してみましょう (詳しくは下記リンクを確認ください)。

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タッチオンタイム

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導入社6000社、ユーザー数43万人以上の実績があり、多くの国内シェアを持っています。低コスト導入・運用が可能。今まで手入力やタイムカードで行っていた勤怠管理が、簡単に管理できるようになります。

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意外とつまづく勤怠管理は創業時からシステム化がおすすめ

ジョブカン

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導入実績が9,000社以上あり無料お試し期間が60日使えるようになっています。価格は200円~400円。電話やメールでのサポートも充実しており、一度は検討したいシステムとなっています。

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勤怠管理とワークフローのシステムを導入するメリット

KING OF TIME

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10年以上の実績があり、初期費用0円・月額300円/月と負担の少ないコスト体型となっています。また、高セキュリティ&バックアップで大切なデータ保守に関しても強みとしています。無料体験が30日間あるため、こちらもまずは問い合わせてみると良いでしょう。

IEYASU

ieyasu

2016年7月に出来た、新鋭の人事実務の専門家集団が共同開発した勤怠管理サービスです。サービスを始めたばかりのため、初期費用および月額も無料となっているので、この機会に試してみると良いでしょう。

Team Spirit

teamsprit

勤怠管理だけでなく、経費精算や工数管理までわかりやすいUI設計で管理できるシステムとなっています。月額600円と他のシステムよりも少し高いですが、その使いやすさは一度試してみる価値があるといえます。

まとめ

勤怠管理システムを導入することで、社内の統制が取れるようになっていきます。

また、工数管理ができるようになるので、従業員のパフォーマンスも数値でチェックすることができるようになるなどメリットも大きいので是非導入を検討してみましょう。

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(編集:創業手帳編集部)

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