株主総会で使う資料、押さえておくべき6種類について

創業手帳

しっかり準備して、株主総会をスムーズに開催しよう

(2017/05/29更新)

株式会社の取締役・監査役の選解任、剰余金の配当、定款変更など、いわゆる会社に関する最高の意思決定機関である「株主総会」。そこで使う資料は、いったいどのようなものがあるのでしょうか?今回は、株主総会で押さえておくべき6種類の資料をご紹介します。

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1.株主総会招集通知の際に必要になるもの(定時株主総会の場合)

定時株主総会招集通知

まずは、株主を集めなければなりません。そのために必要となるのが「定時株主招集通知」です。読んで字のごとく、株主に対して、定時株主総会の日時、場所、会議の目的事項などが記されています。記載事項としては、「議題」、役員の選任や報酬決定など一定の議案の場合は「議案の内容」が必要になります。

招集通知は、株主総会日の2週間前、非公開会社※の場合は1週間前に発送します。ただし、非公開会社※で取締役会非設置会社の場合は、定款で1週間を下回る期間を定めることもできます。
なお招集通知は取締役会設置会社では書面または電磁的方法(Web開示、メールなど)での通知が原則ですが、非公開会社※で取締役会非設置会社の場合は、口頭や電話でも可能です。
また株主全員の同意があれば招集手続き自体を省略※することもできます。
※書面投票・電子投票制度のある会社は除く

株主総会参考書類

議決権を行使をするにあたって事前に参考にすべき事項を記載した書類となります。株主総会に出席しない株主の書面による議決権行使を認めた場合は必ず交付する必要があります。

事業報告・計算書類

会社法に基づいて、株式会社が作成することが義務付けられている、事業年度に関わる報告書のことを「事業報告」と呼びます。また、株式会社が各事業年度にかかった経理の明細書にあたるものが「計算書類」です。どちらも、招集通知とともに株主のもとに発送されます。
これも株主が議決権を行使するための事前資料として必要となります。

2.株主総会開催時に必要になるもの

株主総会議事進行シナリオ

株主総会を進めていくうえでの台本です。総会は、コミュニケーションを交わすことによって、進んでいきます。その発言は「議事を進行するためのもの」と「議題の内容そのもの」に関わるものに分類されます。この2種類が混乱しないために、事前に台本を作って当日に議論が混乱しないようにします。

3.株主総会後に必要になるもの

議事録

株主総会を開催して決議した内容が記載されたものを、株主総会議事録と呼んでいます。株主総会運営の適切性を確保し、客観的な事実をしめす証拠となりますので、毎回必ず作成しましょう。税務調査が入った場合や、登記変更の添付書類としても必要となりますので、いざという時にないと困ります。
また、作成する際には、明らかに総会当日に株主が出席できないような状況の日が議事録に記載されていたり、記載内容に株式数や議決件数などが記載されていない等の不備がある場合には、議事録そのものに疑問が生じてしまうので、こちらもしっかりと作成しておくことが必要です。虚偽掲載は法律上、過料の対象となります。

決議通知書

株主総会で決議されたものを、株主に伝えるための書類です。
「報告事項」として、株主総会では、何について話し合ったのかをまず報告、続いて、「決議事項」を順番に記載していきます。
基本的には、招集通知などと同じく、A4の用紙に、記載するべき事柄をシンプルに書くだけで良いです。法律に基づいて作成が義務付けられているわけではありませんが、しっかりと株主に伝えることで後のリスクを回避できることでしょう。

まとめ

今回紹介した資料は定時株主総会の際に必要なものです。監査役と取締役とのやりとりがスムーズに進まないなど、機関設計によっては時間がかかることもありますので、早めに準備にとりかかりましょう。
先述もしましたが、株主総会は、参加者のコミュニケーションで進んでいきます。話が逸れてしまわぬよう、しっかり準備の資料をつくって総会に臨み、終了後もリスクのない運営を心がけましょう。

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(執筆:創業手帳編集部)

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