会議は準備が9割!生産性を上げる、予習(会議設計)と 復習(議事録)とは

創業手帳

会議設計のポイントは”Why?What?How?”

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(2016/12/14更新)

会社で毎日のように行われる会議。その時間を、毎回最大限に活用できているでしょうか。会議は”準備が9割”で、準備をいかにできるかで成否が分かれます。今回は、会議の生産性を上げるための予習となる「会議設計」と復習となる「議事録」について解説します。

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会議設計のポイントは”Why?What?How?”

会議設計のポイント1:Why?

ポイント1の「Why?」は「何故その会議をするの?」という問いです。

何気なく予定に入っていた会議に参加し、なんだか良くわからないまま終了…。という無駄な時間を過ごさないためにも、まずその会議の目的を参加者全員で共有しておく必要があります。

その目的からぶれない議論を心がけ、その会議での成果イメージ (獲得目標) に落とし込む。成果イメージというのは、例えば「来月の広告戦略が決定した状態」「ある課題に対しての対策と具体的行動が決定した状態」など、会議終了時にどのような状態になっているかということです。

会議設計のポイント2:What?

ポイント2の「What?」は「何を議論するの?」という問いです。

前述の「Why?=会議の目的」を見失わないためにも、会議前にアジェンダを決めておくことは徹底しましょう。会議の目的と成果イメージから掘り下げていき、議論する事項をまとめます。そして、その議題それぞれに対して論点とゴールイメージを設定しておきます。

ゴールイメージを設定するときの注意点は、ゴールを曖昧にしないことです。「~~について検討する」ではなく「~~について合意する」といったように、達成の可否が分かるようなゴール設定をしましょう。

会議設計のポイント3:How?

ポイント3の「How?」は「どのように議論するの?」という問いです。

具体的には、出席者・場所・会議の形態(ディスカッション/進捗共有など)等を決めます。出席者に関しては、例えば会議の目的が「✕✕を決定すること」だったら、その決定権限のある、リーダーや役員などの参加者がその場に居たほうがスムーズな場合もあります。

会議設計が終わったら?

会議設計(事前準備)が終了したら、参加者にスケジュールを共有すると共に、事前情報を伝えておきましょう。事前情報は、当日のアジェンダや目的、議題などです。またそれに関する資料もあれば目を通しておいてもらうと当日の進行がスムーズです。

当日の会議形態がディスカッションであれば、事前にアイデアをまとめておいてもらうと、当日の議論が活性化します。また定例のミーティングであれば、前回の振り返りと課題も併せて確認しておきましょう。

会議を成果に繋げる。議事録作成の3つのポイント

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会議では、誰かしらが議事録を取っている場合が多いかと思います。しかし、その議事録も活用しなければ何の意味もありません。議事録は大事な会議の成果物です。下記、3つのポイントを確認し、成果を生む議事録を作成しましょう。

  • 決定事項:会議で決めたことをまとめる
  • 持ち越し:会議で決定できなかったこと、議論を次回に回すことをまとめる
  • ToDo:決めたことに対して、「何を」 「誰が」 「いつまでに」行動するのかまとめる

基本的には上記3つが最重要項目となりますが、他にも参加者の発言やディスカッション内容を簡単にメモしておくと、結論に至った経緯が分かりやすいです。

議事録はその場で書いて、見ながら議論する

議事録は、新入社員が黙々と書いて後で重要なポイントを取りこぼす場合もあります。誰が書く場合でも、ホワイトボードのような感覚で、その場で参加者に見てもらいながら作成していくのが良いでしょう。それができない場合は、会議の要所で認識の違いがないか確認をしながら進めると誤解がありません。

また、会議後は綺麗に議事録をまとめるよりも、要点を押さえてなるべく早いタイミングで参加者に共有すると、ネクストアクションもスムーズになります。

常に会議のコストに見合った価値を出せているか考える

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会議へのコスト意識を持つ

どの会社でも会議には社員数名が参加します。その数名の社員が1時間の会議を行った場合、そのコストはいくらになるでしょう。こういった、会議へのコスト意識を持つことが、生産性向上の第一歩となります。

会議には必ず成果を求める

コスト意識を持つのに加え、そのコストに見合った会議だったかを毎回問いましょう。
例えば、会社の年間売上が500億円、(原価と人件費などの販管費を引いた) 営業利益が50億円だとします。売上500億と営業利益50億は、1の利益を上げるためには10倍の売上が必要です。

つまり、1のコストに対して10の売上が見込めるのであれば、そのコストは費用対効果がプラスになります。1回の会議で5万円のコストだとすると、「この会議は50万円の売上につながる価値を生み出しているのか?」 という意識が大切です。

まとめ

いかがでしたでしょうか。最後にご紹介した「会議のコスト意識」 と 「会議が価値を生み出しているか」 の感覚を持つからこそ、会議の生産性が上がります。また、ご紹介した会議の準備としての会議設計と、会議の成果物として位置づける議事録については、明日から試せる内容ですので、是非取り入れてみてください。

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(執筆:多田翼 / Web Site「思考の整理日記」)
(編集:創業手帳編集部)

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