【要確認】経営者必読!「時間管理能力」チェックシート

創業手帳

創業期は特に時間管理能力が試される!「自分の時間」も「相手の時間」も大切にしよう

(2016/06/14更新)

大学時代など、学生時代からすぐに起業をスタートさせた方は別として、
独立して働く多くの方は、企業で働く会社員としての経験を一度はされていると思います。

創業をするにあたり、大きく変わることがらのひとつに、「時間の使い方」があります。
独立すると決め、創業をした日から、まったく違う「時間軸」がスタートします。個人事業主は、創業時にやらなくてはならないこと、知らなかったことが山積みです。また従業員を雇い、法人としてスタートする経営者であれば、従業員の時間あたりの生産性も非常に気になるところでしょう。

今回は創業時に特にストレスになりがちな「時間」について、どのようにしたら有意義な使い方ができるのかについてお伝えします。

最後にチェックシートがあるので、確認してみてください!

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創業すると「時間が足りない」の気持ちはもっと加速する

一日24時間という誰にでも平等にある「時間」。皆様は毎朝目が覚めてから、行動できる時間をどれくらい意識していますでしょうか。

  • 「時間がない。時間があればもっとできるのに。」
  • 「いつも時間に追われている気がする」
  • 「あっという間に時間が経ってしまった」

など、常に自分は忙しいと感じてしまい、本当にやりたかったことを後回しにしたり、今日やれなかったことを不満に思ったり、悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか。

会社を独立し、従来とは全く違う働き方をスタートさせた創業者の多くが感じることですが、会社員のときに感じていた時間軸よりはるかに「時間が足りない」という気持ちは、もっと加速します。

創業時にはやらなければならないことが非常に多くあり、わからないことも山積します。

しかし、創業後スムーズにビジネスを進めるためには、自分ではできないこと、わからないことを調べることに時間をかけ過ぎることは禁物。

「経営者でなくてはできないこと」に、時間を使うことが大切になってきます。

「時間管理能力」は企業に勤めている間に磨く

「時間管理能力」を高めるために、ぜひ実践してみて頂きたいことがあります。それは、

「この5分で何ができる?」

という、自分への問いかけの習慣です。限られた時間内で生産性高く働きたいときに有効なのは、隙間時間の活用です。5分という隙間時間。一日に何回意識することがありますでしょうか。

例えば、PCを立ち上げるまでの5分間、何かを待っている間の5分間、次の仕事に取り掛かる前に空いた5分間などに、つい後回しにしていた書類の記入や交通費精算、資料のファイリングや整理などに充ててみましょう。

「面倒だな」、「時間がかかりそう」と思ったことも「5分でできることって意外とある!」と気づき、この短い時間を有効に使いこなせるようになると、「10分あったら?30分あったら?」と思考が変わり、効率が上がっていきます。

この隙間時間が積み重なると、一日のうちの結構な時間になります。

まずは小さく「5分」を意識することに挑戦してみましょう。それができるようになると、時間に追われているのではなく、「短い時間管理の達成感」を一日に何度も得て、時間管理能力が高まります。

そして、この「時間管理能力」ですが、創業前に企業で働いている間に磨いておくことをお勧めします。

なぜなら、会社員として企業に勤めている間は、決まった時間に通勤し、職場で8時間(残業をする方であればそれ以上)ほど過ごします。

限られた24時間のうち、毎日の「決められた時間内での仕事」と、「それ以外の時間の管理」ができていなければ、創業してからすぐに時間を上手く使えるようにはならないからです。

だからこそ、会社員として働いているときに、自分の「時間軸」を持って目の前の仕事に取り組んでおくことが大切なのです。

創業時に山積!タスク優先順位の考え方

創業時に山積するタスクを、どのように優先順位をつけ、行動していくか、ということについて、今回は2つの方法をお伝えしたいと思います。

(1)週単位で、「行動」、「人脈」、「実績」を考える

一日が24時間という決まりと同じように、一週間は7日。一年では52週と考えて、毎週振り返りと翌週以降の計画を立てます。

今週やろうとしている行為は、この3つのカテゴリのどの分野のタスクなのか。

意識して記録することで、「どこが足りないのか」、「どの分野に時間をもう少し割くべきなのか」の指針が“見える化”されます。

(2)目標を設定して、逆算思考で今すべきことを明確にする

創業すると、予想もしていなかったことが起こったり、進むべき道に迷いが生じることが多々あります。

しかし、これは下記のような中長期の目標を定め、常に今自分がやっている行動は、この設定した目標に繋がっているのか?を問いかけ、優先順位を決め、時には「やらない」という判断が重要になります。

①「本当にやりたいことは何か?」
②10年後に達成したいことは?
③5年後に達成したいことは?
④1年後に達成したいことは?

逆算思考で、今すべきことを明確にすることが大切です。

「自分の時間」と「相手の時間」も大切にしよう

「時間管理ができるようになりたい!」と感じている方に、企業研修やコンサルティングなどの中でお伝えしていることがあります。

意識的な観点になりますが、時間管理ができるようになるには、
「自分の時間を大切にするように、相手の時間をまず大切にしよう」
ということです。

自分の時間のやり繰りを考えるなかで、「相手の時間」ということを意識して考えることで、行動が変わります。

これは、自分だけがいつも忙しいのではなく、相手も忙しいと感じていて、それは「皆同じ」だということです。

そう考えることで、「相手が待っているのだ」「相手の方にとっても、貴重な時間なのだ」という気持ちが優先され、例えば、待ち合わせの時間に遅れたり、資料などの提出が遅れたりすることもなくなり、そうした習慣が身につけば、その他のことの決断をする時間も早くなります。

そして、このように「相手の時間」を意識する行動は、必ず信頼関係を深めてくれます。

創業時に特に大切で、これらの有意義な時間の使い方、ぜひ参考になさってください。

時間管理能力チェックシート
  • 自分にしかできない仕事に、時間を使えていますか?
  • 隙間時間、有効に使えていますか?
  • タスクが明確で、カテゴリー分けされていますか?
  • タスクの優先順位が明確ですか?
  • 1年後、5年後、10年後に達成したいことが明確ですか?
  • 目標に向けて、逆算思考で今すべきことを明確にできていますか?
  • 自分だけでなく、相手の時間も大切にできていますか?
コンプライアンスってホントは何なの?
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マイナンバーからコンプライアンスを考える
マイナンバー制度導入を機に見なおそう!中小企業こそ取り組むべき「コンプライアンス」とは?

(執筆:プロフェッショナル・キャリア・カウンセラー® 久保田一美(くぼた かずみ)
(編集:創業手帳編集部)

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