電話代行サービスの比較ポイントと利用メリットを網羅!厳選したオススメも紹介!

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おすすめの電話代行サービスを比較してみよう

(2016/08/12更新)

young beautiful businesswoman with headset in office

顧客や取引先との対応で不可欠なのが電話応対です。ですが、会社の運営で他にすることは山ほどあるのにかかってくる電話で作業の手を止められるのは煩わしいですよね。

電話に対応するためだけに人を雇い、電話回線を契約するのはコストもかかります。そんなときに使いたいのが電話代行サービス。電話代行サービスとはどんなものなのか、費用やサービスの選び方、注意点などをご紹介します。

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この記事の目次

電話代行サービスとは

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電話代行サービスとは、秘書代行、秘書電話代行とも呼ばれるもので、会社の代わりに電話の対応をしてくれるものです。

普通は、会社に電話がかかってくると社員が対応しますよね。しかし、留守にしているときに電話がかかってきたり、営業時間外に問い合わせがあることも。

そんなときに留守番電話になっている、携帯電話に転送していると、重要な用件を受け損ねる可能性があります。

電話代行サービスは、かかってきた電話で要件や伝言を専門のオペレーターが受け取って知らせてくれるもの。

オペレーターはきちんと訓練を受けて対応してくれるので顧客にとっても依頼者にとっても安心感があります。単に要件や伝言を預かるだけサービスと、電話応対だけでなく依頼者の商品サービスの説明など秘書業務、窓口業務までやってくれるサービスがあります。

電話代行を利用するメリット

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会社の代わりに電話応対をしてくれる電話代行。利用するとどんなメリットがあるのでしょうか。

大事な電話を逃さない

電話代行サービスを利用すれば、重要な電話をいつでも必ず受け取ることができます。複数電話にも対応してくれるので、話し中にならず、急ぎの用件を確実に受け取れるため大事なビジネスチャンスを確実につかむことができます。

時間を有効に使える

大事な商談中、営業中、急ぎの作業中に電話がかかってきて煩わしい思いをしたことがありませんか?とくに少ないスタッフで会社を運営している場合には電話応対は大きな負担です。

電話はいつかかってくるのかわかりません。電話の度に作業の手を止めるのは時間の無駄ですし、商談中など話を中断させてしまうと相手に迷惑がかかります。電話代行サービスを利用することで、作業を中断することなく、時間を有効に使うことができます。

コストの削減ができる

電話に対応するスタッフを雇う場合、求人広告費がかかります。実際に雇用すれば、給与に交通費、社会保険などの人件費が毎月かかります。

教育も必要ですし、長く勤めてくれるとも限りません。

電話代行サービスを利用すれば、費用の負担を少なくすることができますし、電話応対の教育を受けたプロですから、教育のための時間を割く必要がありませんし、外部スタッフなので雇用リスクも減らせます。

重要度に応じて転送してくれる

電話はかかってくるまで内容がわかりません。電話だと思って慌てて出たら営業電話だった、なんてことも。

電話代行サービスを利用すれば、内容や重要度に応じてあらかじめ決めておいた方法で転送してくれます。

急ぎの案件は携帯電話に、通常のものは携帯やスマホのメールに、注文はパソコンメールに、など受付内容に応じて対応してくれます。

顧客からの信頼が増す

会社に問い合わせの電話をかけたときに留守番電話になっていたり、転送されたのでは、顧客を待たせてしまいます。

場合によってはビジネスチャンスを逃してしまうかもしれません。専門のオペレーターが電話に出ることで、顧客に安定した対応ができ、引いては会社の信頼感が増します

商品説明など窓口業務にも対応してくれる

電話代行サービスを行う会社によっては、商品やサービスの説明など顧客からの問い合わせに対応してくれます。ショップなど専門的なことでも対応している業者もあるので、自社の窓口業務をお任せすることもできます。

電話代行のサービス内容・料金

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電話代行のサービス内容

一般的に電話代行サービスに求められるものとしては以下のものがあります。

社名+個人名で対応してくれる

顧客からの電話に、会社の名前で対応してもらうことで、相手に信頼感を与えます。

基本的な応対

会社名、電話番号、用件を聞き、営業電話を断ってくれます。電話代行の基本ですね。

電話連絡、メール連絡

かかってきた電話の内容を伝えてくれるサービス。決まった時間にメールで連絡を入れてくれるだけでなく、重要な用件は電話で連絡してくれるサービスがあると便利です。

スケジュールの登録

社員のスケジュールを登録して戻りの時間や出張などを相手に伝えてくれます。

時間外の対応

営業時間が終了した場合にアナウンスしてくれます。呼び出し音が鳴り続けているのは顧客からの印象が悪くなってしまいます。

電話代行の料金

電話代行サービスの料金プランは、月額固定料金と、月額基本料金+1コールあたりの従量制の2パターンがあります。

月額固定料金の場合には月額1万円程度から、従量制の場合には1コール150円程度となっています。

電話代行サービスの利用形態は企業によってさまざま。各業者は、さまざまな利用に対応できるように、いくつかのプランを用意しています。

固定料金の場合に基本コール数は30~100までプランによって変わります。またプランの内容もさまざまなので、詳しい内容は各社のホームページや資料で確認しましょう。

利用サービスを決める3つの基準とは?

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数多くの電話代行サービス業者があり、あまりにも多いのでどうやって業者を選んだらいいのか、どのようにサービスプランを選べばいいのか迷ってしまいますよね。

ここでは利用するサービスプランを決めるときに基準にしたい3つの基準をご紹介します。

サービス内容が利用目的に合っているか

まずはサービス内容が利用目的に合っているかをチェックしましょう。それには利用目的を明確にしておくことが必要です。

かかってくる電話がどのくらいなのか、不在時にカバーできるかどうかという観点から利用目的をはっきりさせておきましょう。

一般的には受電が10コール程度なら自分で対応できますので、不在時の応対や、かかってきた電話を携帯に転送するサービスがあっているでしょう。逆にコール数が30コール以上になってくると少人数でやっている会社では転送サービスのみでは処理しきれなくなります。

その場合には、会社名で応対をしてもらえる秘書業務サービスが目的に合っているでしょう。

注文電話が多い場合には、受注業務を行ってくれるサービスを選ぶことで、業務を簡素化し、効率を上げることができるでしょう。

料金プランをチェック

電話代行サービスを利用するにあたって一番気になるのが利用料金ですよね。

もちろん安ければ安いほど助かるのですが、基本料金が安くても、利用したいサービスはオプションになっていたり、従量制になっていて、思っていたよりも高額になってしまうこともあります。

利用したいサービスが転送だけなどシンプルなものならばいいのですが、複数のことをやってほしい場合には、オプションが複数必要になります。

自社にとってサービスの範囲がどのくらい必要なのかを明確にしておき、必要なサービスをできるだけ基本料金の中でできるようになっているプランを選ぶようにするといいでしょう。

安い基本料金にオプションを複数つけた場合よりも安くできることが多いです。

サービスの質をチェック

電話代行サービスの利用料は月々の固定費となってかかってきます。毎月1万円の利用料としても年間で12万円、10年で120万円になります。

とくに小さい会社では安くない額ですから、利用する業者は信頼できるところを選びたいところです。多くの電話代行サービス業者は、コールセンターを地方や海外においていますので、用意された資料や担当者の話を聞いて判断することになります。

複数の会社から資料を取り寄せて比較すると会社の特徴がよくわかりますので比較してみるといいでしょう。

気になる点はとことん納得できるまで担当者に質問しましょう。どんな質問や問い合わせにも丁寧に対応してくれるのが良い業者です。

オンラインで問い合わせもできますし、電話して質問もできますが、できれば電話で質問するといいでしょう。

オペレーターや担当者の電話応対の品質を知ることができます。こちらの問い合わせに真摯に対応してくれるのであれば、顧客からの問い合わせにも丁寧に対応してくれると期待できるからです。

契約する際の要注意点!

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不必要なサービスは断ろう

電話代行業者を選ぶ際には、営業担当者の言葉に惑わされないようにしましょう。本当に自社のためになるような提案であればいいのですが、必要のないサービスを押し付ける場合もあります

例えば、「24時間365日いつ電話がくるか分かりませんよ?夜間休日も対応できるようにしておいたほうがいいですよ。」といったセールスが行われる場合があります。

たしかに24時間いつでも対応しているのは魅力的です。ですが、夜間の対応が必要な業種は限られています。

一般の人は夜間や休日は電話にでないと考えるのが通常なので、留守電やメールで問い合わせをします。

必要でないのに高額なプランへの変更を促し、オプションをつけるような勧誘には気を付けましょう。魅力的な提案があっても自社にとって本当に必要かどうかを確認することが必要です。

また、激安!格安!と料金の安さだけを押してくる業者にも注意が必要です。他社と比べて著しく安い場合にはなんらかの理由があります。

オペレーターの人数が極端に少ないなんてこともあります。あまりにも料金が安い場合には気を付けましょう。

コスパ重視で賢く利用しよう!

電話応対はやろうと思えば社内でできるものです。それをあえて外注するわけですから、コスパを最も重視したいところです。

社内で行うとしたらどのくらいのコストが月々かかるのか、という点を計算し、予算に合ったところを検討しましょう。

コスパを考えた場合に、基本料金の中でできるだけ多くのことをやってくれるところが理想的です。ある程度の規模の受電があるのでなければ、基本料金のコール数が少なくて従量制のプランですと思いの他費用が高額になってしまうことがありますので気を付けましょう。

オススメの電話代行サービス7選!

Hand holding smartphone with media icons and symbol collection
電話代行サービスを選ぶ際の注意点を確認したところで、オススメの業者を紹介します!

全国対応のCUBE電話代行サービス

月額10000円、15000円(税別)の2プラン。会社名対応、基本対応、クレーム1次対応などを請け負っています。
サービス保証制度という、1ヶ月で満足出来ない場合は返金のプランがあるので、まずは試してみると良いでしょう。
電話代行・秘書代行サービスなら、「CUBEの電話代行サービス」

電話代行サービス「渋谷オフィス」

月額9000円、15000円、25000円(税別)の3プランがあり、エントリープランは100件まで着信無料となっています。
プレミアムプランでは商品受注まで可能なので、ネットショップなどを行う方には向いているでしょう。
毎月20社限定で無料お試しサービスを提供しているため、一度問い合わせをしてみると良いでしょう。
電話代行サービス「渋谷オフィス」

ビジネスアシスト

基本プランは月額10000円から30000円(税別)の4プラン。企業向けプランだけでなく会計事務所、法律事務所、コンサルティング、不動産業など専門業向けのサービスもあります。30日間の無料サービスのキャンペーンをやっていることもあるのでホームページなどで確認してみましょう。
電話秘書代行サービスのビジネスアシスト

電話代行・秘書代行サービスのベルシステム24:e秘書

月額10000円~、15000円~、40000円~(税別)のそれぞれのコース。基本コール数+超過分は1コール400円となっています。
東証一部上場会社のため、品質への信頼や高い評判を得ています。
電話代行・秘書代行サービスのベルシステム24:e秘書

オフィスジャパン

月額16848円~31968円(税込)のそれぞれのコース。2700円からの1日秘書代行があるのでスポット的に利用することもできます。
電話代行のオフィスジャパン

秘書センター

電話代行は月額基本料7500円~1コール単価150円~。受注代行は月額基本料40000円~1コール単価200円~、1受注単価300円~の従量課金制となっています。
24時間365日電話代行・受注代行の秘書センター株式会社

MKサービス

月額基本料2900円~10800円。一定回数を超えた分は従量課金制となっています。
月額2900円(税込)の電話代行・電話秘書・秘書代行のMKサービス

2016年8月時点での料金、サービス内容です。プランや料金については変更になっている場合があるので、各社のホームページや資料などでご確認ください。

電話代行サービスの内容は会社によってさまざま。各社のプランを比較していくとそれぞれの業者の特色がよくわかります。

比較してみていると「格安」「激安」の文言や基本料金の安さについ目を奪われがちですが、従量制になっている場合には、コール数によっては費用がかさんでしまうこともあります。

月のコール数はどのくらいなのか、連絡はメールのみか、随時連絡が必要か、土日や夜間の対応が必要か、など求めているサービスの内容と料金のバランスがとれているかどうかを見極めて判断するようにしましょう。

電話代行サービス会社によっては、プランの内容の変更や企業ごとの要望に対応してくれるところもあります。

また、無料体験を設けているところがあるので、上手に活用するといいでしょう。

無料お試しサービスを活用しよう!

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初めて電話代行サービスを利用するときには、資料を調べ、担当者から説明を受けても実際どんなサービスなのかが実感しにくいですし、少々不安に思いますよね。

そんなときに使いたいのが無料お試しサービスです。業者が顧客にどのように対応しているのかを確認できるので、料金を納得して払うことができます。

業者によって異なりますが、1週間から1か月などある程度の期間が設定されています。

契約したときと同じ内容のサービスを受けられるので、ぜひ有効に活用しましょう。複数の会社で迷っている、という場合には無料期間を使って実際のサービス内容を体験してから決めることもできます。

契約前に必ず無料体験は活用しよう

納得してプランを決め、不安もない、サービス内容もこれでいい、と思っていてもお試し無料期間はぜひ使いましょう。

実際に利用してみると思っていたのと違う、なんてこともあります。例えば、24時間対応のプランにしようと思っていたけれども、実際は18時以降の電話がほとんどなかった、とか、転送対応だけでいいと思っていたけれども思ったより電話が多かったなどです。

一度プランを決めてしまうと、よっぽどのことがなければ変えようとは思わないものですが、無料体験を使うことで、ちょっとした不満や納得いかない点を変更することができ、自社にしっかり合ったプランにすることができます。

実際に使ってみることで、新たな疑問や不便なところが出てくることも多いので、料金を払う前に対処してもらうことができます。もし、対処方法がなくどうしようもない問題が出てきたら止めることもできますので、使わない手はないといっていいでしょう。

無料体験の利用方法

また、無料体験はなるべく長く試せるところが良いでしょう。使い勝手を試す、業者の対応の様子を見る程度なら2週間程度の無料体験でも十分なのですが、業務にどのくらいの影響を及ぼすのかということは、連休や、月末の締日などで試してみないとわからないものです。

月はじめから月末まで一通りつかってみることで、一か月のうちどこで電話が増えるのか、受注が増えるのかがわかるので、なるべくなら1か月程度の長期のお試しができるところを選ぶようにしましょう。

2週間の無料体験になっている場合には、連休や締日、棚卸日など忙しくなりそうな日や休日対応が必要になるかどうかがわかるような日に利用するといいでしょう。

1週間しか無料体験がない場合には注意が必要です。業者の中には無料体験中だけきちんと教育を受けた人が対応し、そのあとはほったらかしになってしまうこともあります。

無料体験についての注意点

お試し期間を設定している電話代行サービス業者は数多くあります。

一定期間無料で使えるようにはなっているのですが、初月の利用料が無料で1か月以内の解約はできない、プランの変更は3か月目から、もしくは保証金の形で一か月分は払って納得できなければ返金、という形をとっている業者もあり、お試し期間の設定の仕方はさまざまです。

資料を確認し、担当者に説明してもらって、お試しの利用方法を確認するようにしましょう。

お試し期間中のチェックポイント

お試し期間中には、どんなことをチェックしたらいいでしょうか。一定期間無料で試せるからこそ実際の使い勝手を試し、対応の様子をチェックするだけでなく、料金に見合ったサービスなのかを見極めましょう。

注意してチェックしたい点は以下の通りです。

Check① 電話代行サービス業者の対応に問題はなかったか。

もっとも大事なのが電話応対の品質です。指定したプランの内容通りに自社名を名乗り、取引先や顧客に不在である旨、帰社時間を伝え、伝言を受け取るなどの基本的な対応ができているかをチェックします。

オペレーターがずさんな対応をしていないかどうか確認しましょう。

Check② 連絡はスムーズになされたか

転送サービスを利用している場合には、確実に転送されたか、緊急時の連絡がきたか、定時の連絡はきたかどうかを確認します。

メール連絡、定時の電話連絡など指定したとおりになされているか、もし連絡内容や方法を変えてほしい場合には、要望を伝えておきましょう。

Check③ 営業電話は断ってくれたか

明らかな営業電話や関係のない電話は断ってくれているか確認しましょう。営業電話がコール数に数えられていないかをチェックします。

Check④ 顧客や取引先からの評判はどうだったか

顧客や取引先から不満は出ていないでしょうか。今までは社員が直接対応していたのに、いつもと違う人が対応すると不自然に思われるかもしれません。

対応が悪くなったと言われていないかなど評判がきけると良いですね。オペレーターの対応が悪いと顧客や取引先からの印象が悪くなって不快な思いをさせてしまいます。

会社の評価に影響を与える場合がありますので、実際に電話で対応した人からの評価は重視しましょう。

電話代行サービスへの申込までの流れ・手続き

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電話代行サービス会社と契約して利用を開始するまではどのような流れになっているのでしょうか。

一般的な契約の手順をご紹介します。契約の際には必要な書類があるので、契約をスムーズにすすめるためにはあらかじめ用意しておくといいでしょう。必要な書類は契約するサービス、個人か法人かによっても異なりますので、自社で必要な書類をそろえることになります。

手続き1:問い合わせ、資料請求

まずはホームページ上の資料請求フォームや、電話で詳しいサービスの内容について問い合わせをしましょう。

気になるサービスや疑問点があれば資料を取り寄せたり担当者に話しを聞いたりしてよく比較しましょう。

あらかじめ疑問点を解決しておくことで、トラブルや思っていたのと違った、ということを減らすことができます。

また、お試し期間を設定している場合には実際のサービス内容を確認し、オペレーターの品質を確認する良い機会です。ぜひ有効に活用しましょう。

無料お試し期間の設定は業者によってさまざまですが、申し込みと同時に一定期間のお試しができる場合や、契約をしてから一定期間がお試し期間として設定されていて、もし満足できなければ返金する形にしているところがあります。

手続き2:申し込みの連絡を行う

契約したい業者が決まったら、申し込みをしましょう。サービス業者が営業所を近くにおいていない場合もありますが、その場合でも郵送で書類のやりとりをして契約することができます。

ホームページから申し込んだり、申込書を郵送する形で申し込みをします。申し込み段階では、会社名や連絡先などを記入します。

手続き3:必要書類を揃える

サービス業者の方で受付をしたら、必要書類をそろえてくださいと連絡があります。

契約にあたって必要になる書類はサービス内容や、契約者が個人か法人かによって異なります。

近年、架空の会社を作って電話代行サービスを利用し、実際に会社があるように偽装して犯罪を行われる、ということがあります。そのため、電話代行サービスの利用の際には、本人確認、会社の存在の確認が厳格になっています。

利用したいサービスが電話の転送の場合には、契約者の身分証明書が必要です。法人契約の場合には、担当者の身分証明書等が必要になります。電話転送サービスの場合には、電話代行サービスよりも悪用の危険性が少ないので、少ない書類で契約できることが多いです。

ただし、電話の転送の際にNTTのボイスワープの加入が必要になる場合が多いので、加入していない場合には、転送する電話と一致した身分証明書が必要になります。

電話番号を借りる必要がある場合には必要書類が多くなります。電話番号の貸し出しは悪用される危険があるので、本人確認が厳格になっているためです。

法人契約の場合には、登記簿謄本と、担当者の身分証明書が必要です。個人で契約する場合には、住民票と身分証明書が必要です。身分証明書として使えるのは運転免許証やパスポートなど。保険証の場合には複数の書類が必要になる場合が多いようです。

必要になる書類は、サービス業者によって異なります。資料を読んだり、担当者の話をきくなどしてどんな書類が必要になるのか確認しましょう。

手続き4:入会審査

申し込み後に必要書類を提出したらサービス業者の方で入会審査が行われます。業者や契約するプランによって審査にかかる期間がことなります。

手続き5:契約完了

入会審査に通れば契約となります。契約書は2通作成され、それぞれが持ちます。書類に署名、捺印をして返送します。サービス利用開始までには一定期間かかります。

電話の転送のみなら契約日の翌日から使えます。フリーダイヤルを借りる場合、受注代行の場合には2週間程度で使えるところが多くなっています。

いつからサービス開始なのかは業者やサービスプランによって変わるので、詳細は担当者や資料で確認してください。

電話代行サービスに関するよくある質問

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電話代行サービス会社を利用するにあたってよくある質問をまとめました。

Q:今使っている番号をそのまま使える?

NTTボイスワープのサービスを利用すればそのまま使うことができます。NTTボイスワープは、かかってきた電話を登録した番号に転送するサービスで、電話局での工事のみで使えるので申し込みだけで簡単に使うことができます。

Q:申し込みからどのくらいでどのくらいで使える?

転送サービスのみの利用ならば最短で1日、通常でも2~3営業日で利用開始することができます。ただしコールセンター業務、受注業務など体制を整えるのに時間がかかる場合には、一定期間を要する場合がありますので、詳細は担当者に問い合わせてください。

Q:自分でも電話を受けられる?

外出時だけサービスを受けたい、という場合には設定をすることで自分でも電話に出られるようにできます。

Q:用件によって連絡する相手を変えてほしい

取引先からの連絡はこの人、顧客からの問い合わせはこの人、と担当を指定することができます。

まとめ

取引先や顧客とのやりとりで電話応対は必須です。本来業務に集中し、コストの削減のために助かるのが電話代行サービスです。

研修を受けたオペレーターが応対することで、会社への信頼感を増すことができますが、利用目的をはっきりさせて使わないと費用がかさみ、使いにくいものになってしまいます。上記のことを参考に自社に合ったプランを見つけてみてください。

チェックポイント
  • 代行サービスの利用目的を明確にする
  • 料金とサービス内容が自社にあっているか
  • お試し期間を有効に使う
  • 不明点は事前に質問して解決しておく
  • 「激安」「格安」の言葉に注意
不在時や繁忙期も安心!電話代行サービスをご紹介
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(編集:創業手帳編集部)

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