コストを抑えてワンランク上のオフィスをつくる4つのコツ

創業手帳

コストを抑えて快適なオフィス環境を整えるために「何に注意して、どこにお金をかけるか?」

office furniture

(2015/02/16更新)

オフィスは、ただ仕事をするスペースではない。社員にとってホームであり、大切なお客様をお招きする空間だ

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オフィスが汚くて雑然とした場所だったら、社員の士気は下がる。いくら求人費をかけても、良い人材を獲得するのは難しいだろう。また、たとえ採用できたとしても、時間をかけて教育をしても辞められてしまっては無駄な投資となってしまう。

オフィスを作りこむことで、結果的に高い費用対効果が生まれる。とはいえ、起業直後のスタートアップベンチャーにとっては、オフィスづくりに貴重な資金を大量に投下することは難しいことだろう。

そこで今回は、これから初めてオフィスをつくるスタートアップベンチャー向けに、コストを抑えても良いオフィスをつくるためには「何に注意して、どこにお金をかければよいか?」を紹介しよう。

オフィス家具は新品と中古品を使い分けてコスト削減

オフィス家具は新品と中古品を使い分けてコスト削減ベンチャー企業が起業時に資金を使い過ぎるのはご法度だ。肝心の本業の運転資金が無くなってしまっては、どんなに素敵なオフィスを作っても意味がなくなってしまう。

とはいえ、ポイントを絞ってキッチリとコストをかけるところはコストをかけ、削るところはキッチリと削るようにしたい。

コスト削減のコツは、オフィス家具を購入するときは新品と中古品をうまく使い分けることだ。オフィス家具は凝りだすとキリがないので、「オフィス家具を買うときは基本は中古品」「入口の家具は新品にする」「バックヤードの家具は中古品」といった具合に、ポイントを分けて選定すると無駄がなくなる。

さらに、「お客様の目に触れる場所にある家具は新品」「お客様の目に触れない場所にある家具は中古」「ネットで買うなら、まずこのサイトとこのサイトで比較する」のような基準の社内ルールを決めておくと、都度「新品か中古品か?」で迷うことも少なくなるだろう。

オフィスチェアにはお金をかける

チェアは社員のモチベーションを左右する

オフィスチェアにはお金をかける3つの理由
オフィスといったらまず思いつくのはデスクやチェアといった社員の席だろう。オフィス家具メーカーの調査(「オフィスのモチベーションアップに関するアンケート」 第2回目「オフィス環境」について)によると、59.2%のオフィスワーカーが、オフィスチェアが仕事に対するモチベーションを左右すると答えている。

デスクは、多くの企業では複数人で大きいデスクを共有するし、スペースの制約もあり、社員の個々人に合わせて「自分に合ったものを選ぶ」のは難しい。その点、チェアはデスクに比べ、選択肢が比較的多いと思われる。

オフィスチェアが、社員のモチベーションに大きく影響することを認識し、社員にやる気でるような快適なチェアを社員に提供できるようにしたい。

社員の健康面からも良いオフィスチェアを選ぶ

オフィスワークの場合、社員は、長時間椅子に座って業務をこなしている。オフィスチェアは、もっとも社員が触れている時間が長いオフィス家具であると言える。よって、健康面の観点からも、身体に合わないチェアを長時間使わせることは避けたい。

社員がモチベーションを向上させ、健康的に仕事をする。そんな職場では、生産性が向上するというのは想像に難くない。長期で考えれば、オフィスチェアへ投資した以上の利益が期待できるはずである。

オフィスチェアには耐久性も必要

社員が椅子に座るごとに体重負荷がかかるので、オフィスチェアには耐久性が必要だ。「JOIFA 日本オフィス家具協会」が定めた、安全に使用できる標準使用期間は、回転椅子・非回転椅子で8年 (温度20℃、湿度55%の環境で、体重70kgの人間が、年間250日、毎日8時間、1日の着座回数25回で想定)である。

耐久性を考慮すると、激安の中古チェアは短期間で買替えが必要になる。よって、長期スパンで考えると、金銭的コストの観点からも、激安チェアは必ずしもお得だとは言えないのである。

お客様の目に触れる場所はこだわりを持ってデザインする

オフィスは商談をする場でもある。商談相手から「信頼」を勝ち取れる空間にしておけば、それだけでビジネスを有利にすることができるだろう。

会社の顔であるエントランスを作り込む

会社の顔であるエントランスを作り込むオフィスづくりでこだわるべき空間として、まず会社の玄関であるエントランスを挙げることができる。会社の顔でもあるエントランスは、お招きしたお客様が最初に触れるあなたの会社の顔だ。

第一印象は一生ものである。お客様の第一印象を良くするために、清潔感があり、会社のコンセプトを伝えることができる空間を作り上げよう。例えば、信頼感をアピールするのであれば、落ち着いた色を基調にした空間、躍動感をアピールするのであれば、鮮やかな色を基調にした空間、といった具合である。

また、そのような空間には、会社の理念や会社の取り組みを掲示したり、PR誌などを置いて、お客様に商談開始までお待ちいただくわずかな時間にもアピールすることを忘れない。

エントランスは、お客様から「どう見られたいか?」のイメージを膨らませ、コンセプトを決めてしっかり作り込みたい。

【関連記事】起業して初めてのオフィス選び -賃貸オフィス編・エントランスの巻-

商談の場である会議室を作り込む

オフィスづくりでこだわるべきもう一つの空間は、会議室だ。会議室の家具というと、テーブルとチェアが中心というシンプルな組み合わせが多いが、どんな雰囲気で商談をしたいかに合わせて家具を選定する。

重厚感、親近感、正義感、躍動感、安心感・・・雰囲気が作り出すパワーは侮れない。

また、電気・電子機器のコード類の配線にも注意しよう。コード類が、「むき出し」かつ「無造作」になっている会議室は、お客様に悪い印象を与えるので注意したい。

会議室をしっかり作りこんで、商談がうまくいく確率をアップさせたいところだ。

オフィスづくりのコストは広告宣伝費だと考える

ただ形を作っただけの空間ではなく、こだわりを感じさせるオフィスは、その空間自体がお客様に対する広告宣伝になる。起業時には予定より少々コストがかかったとしても、長期的に考えると採用コストや広告宣伝費の削減に繋がる。

エントランスづくりの項で前述したが、空間を作り込むことによって会社のコンセプトやイメージをアピールしていくことができると考えると、オフィスづくりのコストは「広告宣伝費」と見なすこともできる。

起業直後の創業期のスタートアップベンチャーにとっては、オフィスづくりのコストと同様に広告宣伝費にも投下できる資金は限られていることが多いだろう。資金の投入するポイントにメリハリをつけて有効に使い、宣伝効果の高いオフィスを作りあげていくとよいだろう。

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(協力:ガーデンオフィス日本橋|OAランド
(創業手帳編集部)

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