「オンライン秘書」には何を頼める?活用例と具体的依頼事例10選

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使い放題のオンライン秘書サービスGenny(ジェニー)

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(2016/11/30更新)

「会社を新しく立ち上げる時、まず一流の経営者は、優秀な秘書を雇う」という。 しかし、創業時は事業のコアワークへ予算を集中させるために、フォローしてくれる人を雇わずに自分ですべての仕事をこなしている経営者は非常に多い。秘書を雇うのも、もっと会社が大きくなってから。という方も少なからずいるだろう。

少し立ち止まって考えてもらいたい。忙殺されて、仕事が山のようにたまってきてはいないだろうか。減らない仕事にうんざりしてきたら要注意。生産性が下がってきているサインだと思った方がいい。

「オンライン秘書」とは、インターネット上で担当の秘書に依頼をすることで、数多くの事務的作業を確実に行なってくれるサービス。
これを利用することで、新たな人材を雇ったり育てたりする手間を省き、人材を雇うより低コストで、経営者が本来、自身でおこなうべき、利益につながるための仕事に集中できる環境をつくることが可能になるのだ。

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秘書の必要性

とかく会社の設立時期などは、経営者がデスクに座っていられる時間がほぼ皆無なほどに、毎日は多忙だ。
そんな時期には、指示されたことを行なうだけではなく、ありとあらゆることを先読みし、経営者の仕事がスムーズに進むよう、イニシアチブをとって仕事を進めていく優秀なパートナー、つまり「秘書」が必要だ。

創業してから早い時期こそ秘書を雇い、経営者は自分自身にしかできない仕事に集中して生産性を上げて、業績を伸ばしていくべきであろう。

オンライン秘書とは

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例えば、打ち合わせに関する書類の準備や手配、メール・手紙の仕分け、スケジュール管理など、経営者が、利益につながる仕事に集中するため、その他の仕事一切をインターネットの向こうで待機している秘書に、オンライン上で依頼ができるサービスだ。

PCの他に、スマートフォンからの操作でも依頼を行なうことができるので、ネット環境さえあれば時間や場所を問わず、簡単に依頼を出せる。

オンライン秘書を導入すべき理由

時間的な余裕が少ない創業期において、新しく人材を雇う際の求人媒体や面接の手配、さらにそこから仕事の研修をするような時間と手間を省略できることが、オンライン秘書を使用する最大のメリットだ。また、従業員ひとり雇うことを考えると、人件費を大幅にカットして即戦力を手に入れられることも見逃せない。

経営者自身が手の届きにくい業務を無理にこなすより、最小限の手間とコストでオンライン秘書に任せる方が、よほど効率的に、生産性の向上ができるのだ。

Genny活用事例ー創業1年目Aさんの場合ー

WEBメディアを立ち上げ、現在運営1年目になろうとしています。一通りサイトを作るところまでは成功したのですが、運営がスムーズにできるようになるまでものすごく苦労しました。 とにかくサイトを充実させたかった私はGennyの担当の方に、クラウドサービスで良質な記事を書いてくれるフリーランサーを集めてほしいということを依頼します。

依頼代行は一見簡単そうに見えますが、案件の出し方や期間・価格などで記事のクオリティが変わってくるような、複雑で重要な作業なのです。しかし、Gennyの対応は想像以上のクオリティでフリーランサーを集めてきてくれました。

まさに依頼した以上の仕事をしてくれるGennyですが、そのサービス以外にも良いなと感じるところが「好きなときに好きなだけ依頼できる」というところです。人を雇ってしまうと、仕事量に限らず人件費がかかりますが、Gennyの場合、必要がない時はサービス解除をできますし、スタッフを雇う際の面接や採用活動にかける時間と手間もなくて済むので、とても助かっています。

使い放題のオンライン秘書サービスGenny(ジェニー)

通常のオンライン秘書サービスが、サポート時間やタスク数に上限を設けていることに対して、Gennyは期間内にどれだけのサポートを依頼しても、定額料金で抑えられることが最大の強みだ。

また、クライアントの仕事内容を理解し、対応するために2名1チーム制で担当秘書が割り当てられるので、使用するごとに担当者が変わるということもない。
当然、メールの確認・返信代行、スケジュール・アポイントの調整や管理、契約書の作成など、オンライン秘書に求められる業務を網羅しており、専用のアプリケーションを通じて、PCのみならずスマートフォンからも依頼が可能だ。

人件費も、教育の手間も省き、簡単に使用できるGennyは、まさにオンライン秘書サービスの理想的なモデルであるといえる。

Gennyのサービスメニュー

Gennyのオンラインアシスタント業務は以下の10種類を基本メニューとして提供

メール確認/返信代行

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担当秘書が代わりに確認して返信代行を行う。

スケジュール管理

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予定が決まれば秘書がスケジュールへ反映。調整も可能。

ドライバー手配/運行管理

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アプリから簡単3ステップで依頼。秘書がタクシーの手配を行う。

アポイント調整

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電話でもメールでも、希望に合わせて秘書がアポイントを代行して調整。

調査/報告

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仕事で調べ物が必要な際、代わりに秘書が調査。

ビジネスランチ/会食予約

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接待など用途に合わせた会食先を探して予約まで行う。

出張手配

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出張に伴う、ホテル予約や空港券の手配を秘書が行う。

契約書作成補助

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契約書が必要なときに、秘書が候補の提案や草案の作成をサポート。

名刺管理

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よく連絡を行う方の名刺を秘書が手作業でデータ化。

経費精算補助

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立替精算など、社内処理が必要な場合にも秘書が代わりに反映。

よくあるお問合せ

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期間内にどれだけ依頼しても料金は変わりませんか?

変わりません。
時間や依頼の数で内容が限られたり料金が変動するといったことはありません。

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担当の秘書は毎回同じでしょうか?

はい。同じです。
2 名 1 チーム体制で担当秘書を案内しています。

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(監修:テルフィーズ株式会社
(編集:創業手帳編集部)

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