ベンチャー企業が知るべき、チームワーク向上の3つの考え方

「サイボウズOffice 10」全国セミナーから、ベンチャー企業のチームワーク向上について考えてみた。

（2015/11/24更新）

社内情報の共有、あなたの会社では上手くいっていますか？

小さな組織では、「チームワークの向上」が売上に貢献しますが、そのためには社内での適切な情報共有が欠かせません。

一方、情報共有システムが未整備の小さな企業では、活発・効率的な情報共有が難しいのも事実です。

創業手帳編集部は、ベンチャー企業こそ考えたい、情報共有システム導入のポイントについて、サイボウズ本社で行われた『「サイボウズOffice 10」全国セミナー2015』から考えてみました。

セミナーに行ってみた

『サイボウズOffice10　全国セミナー』は、グループウェア導入を考えている中小企業向けに、日本全国で行われる説明会です。

セミナーの主な構成は、

■第一部：グループウェアの選び方　～グループウェアの教科書～
■第二部：徹底理解！サイボウズ Office ～デモを交えながら基本機能の紹介

第一部では「サイボウズOffice 10」導入企業の成功事例を通し、グループウェアの選び方や導入時のポイントを解説しています。

第二部では「サイボウズOffice 10」の使い方をデモンストレーションしてくれるので、グループウェアの具体的な使い方を体感できます。

第二部では、デモを通じて丁寧に解説してくれます

ベンチャー企業こそ、情報共有が大事！

社員が少ないからといって、情報やデータを個々で管理して問題ないといえるでしょうか？

情報共有ツールというと大企業に必要なものに思われるかもしれませんが、実はそうとは限りません。むしろベンチャー企業こそ情報の共有が大事といえます。

その理由としては、1つは、ベンチャー企業はスピードが大事だからです。

組織としての意思決定は非常に早く、そうでないと競合に先を越されてしまう恐れがあります。

その意識決定をするための材料を素早くに共有することが必要になります。

もう1つは、一人が関わる業務の範囲が多岐にわたるからです。

経理の人が総務を兼任したり、営業がマーケティングを兼任したりすることもあるため、一人一人が持つ情報量が非常に多くなります。

その情報を共有しないことで大きな機会損失の可能性があります。

その情報共有をするためのツール、それがグループウェアです。

グループウェアの役割とは

今回セミナーでは、まずは「グループウェアの役割」をおさらいしました。

グループウェアとは、平たく言うと「社員一人一人のあらゆる情報を“ヨコ展開”して、業務効率を上げるソフト」です。

メールやスケジュール管理など、社員の誰もが使うものから、人事管理や在庫管理、案件管理ツールなど、より専門的な業務に特化したものまで、多くのアプリが入っています。

グループウェアには、情報を“ヨコ展開”するためのあらゆるツールがあります

セミナーによると、「スケジュール」「掲示板」「ファイル管理」の3つがよく使われる機能だそうです。

この3つの機能の具体的な効果を、ベンチャー企業でありがちな光景を例に紹介したいと思います。

「誰が何をしているか」が丸わかり！「スケジュール管理」

例えば、「外回りで忙しい営業Aさんを会議にアサインしたいけど、当日の予定が分からない！」という場合は、「スケジュール管理」を使います。

忙しいベンチャー企業は外出、打ち合わせが多いことがあるため、社員全員のスケジュールを全て“見える化”することで、いちいち本人にスケジュールを確認することなく、機動的に予定を組むことが出来ます。

面倒な資料の共有をサクッと解決！「ファイル管理」

「取引先に提出した資料が、最新のデータがどれなのか、誰が持っているのか分からない！」という問題は、「ファイル管理」が解決してくれます。

ファイルを共有化することで、「いつ、だれが、どのファイルに、どのような更新をしたのか」が一目瞭然になり、取引先に過去どのような資料を提出したのか簡単に共有できます。

無駄にデータを探す時間や労力がかからず、コア業務に注力できるのです。

日々の考えを簡単に共有！「掲示板」

日々の膨大な仕事に気を取られ、ついつい社員とのコミュニケーションを忘れがちなベンチャー企業のC社長。忙しすぎて、会社の意思決定の「背後にある考え」を社員に伝えられない！

そんなときは、「掲示板」ツールが活躍します。

日々の考えや構想などをこまめにつぶやくことで、自分が今何を考えているのか、簡単に社員に共有できます。

社員も、コメントを通じて自分の考えを伝えることができ、自然にコミュニケーションが活発になります。

ベンチャー企業にもあてはまる「グループウェア三か条」

情報共有システム導入に必要な3つの考え方とは？

ベンチャー企業のチームワーク向上、ひいては業績の向上に一役買いそうなグループウェア。

セミナーによるとグループウェアを選ぶときに知っておきたい考え方が3つあるそうです。

「働いている人が思わず使いたくなる」使い方ができるか？

せっかくグループウェアを導入しても、使う人に便利でないと社内に定着しません。

操作感や使い方に応じてカスタマイズできるなど確認しましょう。

また、事前に社内ヒアリングを行う、ITリテラシーの低い社員への対応を考えるなどして、「使う人目線」での導入を検討しましょう。

「社内の信用をあげる」セキュリティが伴っているか？

グループウェアでも、セキュリティ対策は重要な項目です。

ソフト上での情報の取り扱いがしっかりしているか、本人しかアクセスできない仕組みがあるかチェックしましょう。

社内のセキュリティ意識を高める取り組みも大切です。

「売上アップへの貢献」をしてくれるシステムか？

せっかく導入したグループウェアが売上などの成果に貢献しなければ元も子もありません。

状況をスッキリ整理できる仕組みかどうかチェックしましょう。

また、導入の目的が「無駄な時間を削減し、コア業務に注力する」ことであって、決して「楽をする」ことでないことを社内でしっかり共有しましょう。

まとめ

社内情報の共有のためのシステム導入は大企業のイメージが強いですが、セミナーを通してチームワークが大切なベンチャー企業こそ考えなくてはいけないことでした。

グループウェア導入には、「検討すべきポイント」と「使い方のコツ」があります。

グループウェアの効果を最大限発揮し、会社として伸びていくためにもするためにも、ベンチャー企業には是非知ってもらいたいことです。

本セミナーでは、グループウェアの導入事例や注意点、チェックポイントについても聞くことができます。

また、最後にはサイボウズ社員さんによる個別の相談時間があります。自分の会社に合わせた活用法など、より具体的な話が聞けるので活用するといいでしょう。

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サイボウズのグループウェアについて詳細は製品サイトをご覧ください

（協力：取材協力：サイボウズ株式会社）
（編集：創業手帳編集部）