商談成功率UP!見やすい資料作成に必須の【レイアウトデザイン4大原則】とは

見やすい資料には原則がある!相手の心を掴む”見せ方”を学ぶ

(2017/2/27更新)

「よい商談のはずなのに、なぜか相手の反応が悪い…」「商談後、話がなかなか先に進まない…」
創業期には多くの方が経験するこのような場面、もしかしたら資料の見せ方や作り方に問題があるのかもしれない。

昨今ではペーパーレス化が進み、資料をタブレット画面で相手に見せたりする起業家も多いが、「美しく見やすい資料を印刷して用意する」ことで、商談時の印象が大きく変わることもある。
今回は、資料を印刷して用意する理由と、見やすい資料の作り方をご紹介しよう。

用意した資料を印刷すべき理由

新しい相手とのはじめての商談では、限られた時間でいかに自社を覚えてもらうかがポイントになる。大学の研究では、タブレット画面よりも、紙から目に飛びこんでくる文字の方が記憶しやすいと言われており、商談後も相手の印象に残りやすい。

更に、紙で用意した文書であればその場でメモを書き込むことができ、その後の業務に役立てることができることもメリットだ。「自分の字で書きこむ」ことで、その時の内容が相手の心に残りやすいという効果もある。

また、未だにペーパーレスでの取引に抵抗のある経営者は多く、紙の資料がないことがマイナス要因になることもある。
「え、商談なのに資料をくれないの?」と思われないためにも、ビジネスシーンでは印刷された資料を持って行くのがベターだ。

資料が多い時は、両面印刷やパワーポイントの2スライドを一枚にまとめて印刷できる「2-Up」印刷などを活用することで、印刷コストの削減や受け取ったときの相手の負担解消につながる。

ここまで、「紙の資料を用意した方が良い理由」を解説してきたが、手渡された資料の出来が良く、印象に残るものであれば、渡された相手も悪い気分はしないはずだ。
そこで、ここからは資料作成で押さえておきたいデザインのポイントをご紹介しよう。

見やすい資料をつくる4つの基本原則

レイアウトデザインには4つの基本原則があり、これらを意識するか否かで資料の完成度はまるで違うものになる。

1.整列

整列とは、各要素をきちんと整列して配置するということ。左揃え、中央揃えのように何らかの基準にあわせて揃えることで、文章に統一感が生まれ、読み手の目線移動に負担が少なくなる。

◆1point 文字列の揃え方

・左揃え
レイアウトにおいて基本の形。人の目線は左から右へ移動するので、左端に揃っていると安心感や引き締まった印象を与える。ビジネス資料にはもっとも使われている整列方法なので、初心者はまず左揃えで資料を作るようにしよう。

・中央揃え
デザイン性が高く「読ませる」よりも「注目を集める」ことに効果を発揮する。印象としてはやや、エレガントな雰囲気を出せるので、フレンチ料理のメニューや結婚式の招待状などは中央揃えであることが多い。

・右揃え
文章全体で使われることはほとんどない。しかし、要所で場面は存在する。例えば、代表挨拶の最後に代表の署名が書かれている時などは、署名だけ右揃えにすると読後にすぐ署名が目に入る。
最初に読んでもらいたいもの。次に読んでもらいたいものと、順番がある際には使ってみるとよいだろう。

2.近接(グループ化)

近接とは、関連する要素同士を近くに配置してグループ化し、関係の薄いものを遠ざけるということ。グループ分けされることで、文章を一目見ただけで「どこからどこまでが同じ内容」と理解することができる。

◆1point 近接の仕方

・改行を駆使する
内容が変化する際に、改行をして仕切り直す。その際、次の内容へ行く前に1行スペースを空けると、よりグループが際立つだろう

・色によってグループを分ける
1つのページに2つの事柄があったり、図と文章を関連付けたりするには、色によって関連付けをすることが効果的だ。読み手の視点が同じ色で構成されたものに移るので、「同じことが書かれている」と認識されやすい。

3.反復

色や形、テクスチャや画像など視覚的に認識できる要素を、文書全体に統一感を持たせ、読み手にパターンを感じ取ってもらうための手法。

◆1point 反復のメリット

・バラバラに散らばっているビジュアル要素に繋がりをもたせ、読み手は「あ、次に見出しが来るな」と予測しながら読むことができる。

4.コントラスト

コントラストとは、1つの要素と、それとは違う1つの要素の違いを、はっきり区別させること。強調したいところの文字を大きくしたり色を変えたりすることだ。

◆1point 色があたえる読み手への印象

「赤」…注意喚起を促す効果を持つ。購買意欲を高めたり注目を集めるにも効果的な色。
「青」…清潔感、誠実さを伝えるには最適な色だ。落ち着いた印象を与えたいときは使おう。
「緑」…目に優しいと言われている色。読み手にストレスを与えにくいので、健康食品の広告などによく使われる。
「黄」…活発さや明るさを与える色だ。また、赤と同じく注意喚起に適している。道路工事の看板は黄色が多いことも、それが理由だ。
「白」…清潔感と落ち着きを与える色だ。また、白色には解放感があることがキャンバスとなる理由になっている。
「黒」…高級感、力強さ、知的な印象などを与える。資料の印象をしっかり締める効果があるのは、やはり黒色だろう。

見やすく作った資料の印刷には、ビジネスプリンターを使用しよう!

創業期には、初期費用を抑えようと家庭用プリンターを購入する起業家も多いが、ビジネスで利用するならビジネスプリンターを導入したい。大量の印刷物を作成する都合上、トナーやインクの交換が頻発するため、ここでの交換頻度はビジネスプリンターの方が圧倒的に少なく、ランニングコストは低く抑えることができる。

特に、キヤノンのビジネスプリンター「MAXIFY」「 Satera」なら、省スペースで置き場所を選ばないので、オフィススペースが限られる創業期の利用にも最適だ。
多彩なラインナップの中から、自分に最適な一台を見つけよう。

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(監修:キヤノンマーケティングジャパン株式会社
(編集:創業手帳編集部)

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