部下や新入社員に教えたいビジネスマナー講座|チェックリスト付き!

創業手帳

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(2016/07/07更新)

創業間もない企業は、信用が第一。ちょっとしたマナー違反や第一印象で、信用を損ね、売上にも影響する「ビジネスマナー」。今回は創業者が、部下や新入社員に教えたい、ビジネスマナーの基礎を解説します。

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1.まずは挨拶

第一印象が与える影響

人は第一印象で判断されます。第一印象が良いと、他人から心よく受け入れてもらえる可能性が高くなります。第一印象が良ければ、その人の言うことが好意的に受けとめられるからです。

ですから、仕事を上手く進めていく上では、担当者たる「貴方の部下」の第一印象は非常に大事なのです。部下の第一印象を少し良くする工夫をしてみる必要がありそうですね。

第一印象を左右するのは「挨拶」

第一印象を決定するのは、まず、挨拶です。初めて会うお客様には挨拶をしますが、そのとき第一印象が決まってしまう事が多いものです。

挨拶だけは任せて、と言えるように鍛えておきましょう。
挨拶のポイントは、アイサツの「サ」ですよ。

1)”先に”挨拶!

まず、自分から進んで挨拶をするようにさせましょう。
誰でも挨拶をされたら嬉しいものですよね。まず好印象を持ってもらうためにも、年齢、立場、男女の別に関係なく、こちらから積極的に挨拶をする様に、と念をおしておきましょう。

2)”さわやかに”挨拶!

朝、眠い時でも、お腹がすいていても、爽やかな笑顔で挨拶をするように徹底してみましょう。意識するだけでも随分と変わってくるものです。ただ、顔だけ笑顔を造っていても、「眠いなあ、かったるいなあ」と思っていると、実は目が笑っていないコワイ笑顔になってしまう場合がありますから、気持ちも一緒に切り替えて挨拶をしましょう。

3)目線の”先”を意識して挨拶!

挨拶をされても、目線が下にいっていて目が全く合わないと「おや?」と思われてしまいますし、好印象を与えることはできません。暗いマイナスイメージを与えてしまうことさえあるでしょう。

取敢えずは、相手の目をみて心の中で「どうぞ宜しく」と呟いてみましょう。なお、ず~っと相手の目を見つめ続けると、逆に相手が恥ずかしくなったり、戸惑ってしまうかもしれませんので、その場合には、首の辺りを見るようにさせて下さい。

2.見なり(カッコよく見せる・美しく見せるための基本)

業種によって服装の基準は異なってくるでしょう。例えば硬い仕事でしたら、基本は黒や紺のスーツが主流となるかもしれませんし、飲食業でしたら綿シャツと綿のパンツでも大丈夫かもしれません。
でも、どの様な服装でも、最低限守るべきマナーがあります。

清潔ですか?

アパレル業者や美容業界などの場合は別ですが、普通の会社であれば、センスの良い服装か、品質の良いものを身に付けているか、ということは関係ありません。ただ、清潔感は絶対に大切です。

だらしがない印象を持たれてしまうと、仕事を任せる上で不安感や疑念を抱かせてしまう可能性だってあります。まずは、きちんとした印象を与える必要があります。

T・P・Oは大丈夫?

その場にふさわしい恰好か否かは非常に大事です。例えば、相手先の会社に商談に行く時には、Tシャツにジーンズでは非常識と思われてしまいます。それくらいは解っていても、クールビズだと予め断りを入れて頂いているのに、長袖シャツにしっかりスーツで、ネクタイまで締めて行ってはマイナスイメージとなるかもしれません。

冷房が余り効いていない部屋で滝の様な汗をかいていたら、そちらの会社の方まで気まずい思いをする事になりますね。クールビズにふさわしい、綿の涼しげなシャツと綿のパンツを準備しておくことも大事かもしれません。

また、取引先の方に誘って頂いた「スポーツ大会」では、スポーツをし易いジャージ素材の爽やかなスポーツウェアとスニーカーや自分に合ったスニーカーなどが相応しいかもしれません。
この様に、その場面にふさわしい恰好をして周りと調和することも、実は人とのお付き合いの上では大切です。

前もって、どの様な場面か確かめておくこと、色々な場面で使い分けられるだけの服や靴を準備しておくことも大事ですね。

服装のチェックポイント

色々と見なりについて解説してきました。
総括として、服装のチェックポイントを確認してみましょう。

ポイント

OK

NG

清潔ですか?
髪が長い場合はまとめていますか?
寝癖はないですか?
前髪は目が見えるくらいの適切な長さですか?

髭は剃りましたか?
メークは濃すぎませんか? 
メガネのレンズは汚れていませんか? 
歯に汚れはついていませんか?
口臭は大丈夫ですか?

服装

シワや汚れはありませんか?
ボタンは取れていませんか?
TPOにあった服ですか?

洗って清潔にしてありますか?
爪の長さは適当ですか?

靴下

派手な色を用いてはいませんか?
女性の場合ストッキングが伝線していませんか?
清潔ですか?

小物

ハンカチ・ティッシュはありますか?
1つのポケットに詰め込み過ぎていませんか?

3.話し方のコツ

①まずは、聞き上手に

お客様との商談、顔合わせ、それぞれの場面においても、相手のお話を良く聞くこと、そして話のポイントを押さえることは大事です。お客様の目を(又は首元)見て、時々相槌打ったり、頷いたりしながら最後まで聞きましょう。

言いたいことがあっても、話の途中で割り込まないようにしましょう。
お客様は、自分の言いたいことをわかってくれることにより、とても安心感を覚えるはずです。

本当に大事な商談などの場合には、資料を確認したり、メモをとって大事な部分についてはチェックをしたりして、お客様の言ったことを間違って解釈していないかその場で確認をしておけると良いでしょう。

②話し方の極意!

まずは、明るい調子ではっきり話しましょう。たとえ今朝家族とケンカしてきたばかりだったとしても、気持ちを切り替えて明るく話してみましょう。

また、大事な話であればあるほど、正確に聞いて頂かなければなりません。言いたいことは、はっきりと大きな口をあけて話しましょう。モゴモゴ話していると聴き取りにくいし、少し不快感を与えてしまうかもしれません。

同じ業界同士の場合は別ですが、なるべく専門用語は使わないようにしましょう。解らないばかりでなく、知らない業界の業界用語を連発されると不快に思われる場合もあります。

頭の中で整理をしておき、簡潔にシンプルに話ししょう。解りやすく話してくれる人は信頼感を感じてもらえる場合が多いのです。

また、できるだけ結論から先に言うようにしましょう。大事な用件であればあるほど、結論が気になってしまうものです。結論を言ってから理由などをお話してあげれば喜ばれることも多いでしょう。

まとめ

如何でしたでしょうか。明日から使えるようなものばかりなので、改めて部下や新入社員に教えてみてくださいね。
また、定期的にチェックリストを見て振り返ってみてください。

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(監修:弁理士 久門保子(くもんやすこ)
(編集:創業手帳編集部)

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