創業期における仕組み化のポイント ~パソコン作業のマニュアル化~

創業手帳

マニュアル化で、業務効率化しよう

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(2016/07/05更新)

創業したての企業がまず直面する課題。それは、「仕組み化」です。
「売上を立てなきゃ!」「とにかく手と足を動かさなきゃ!」となりがちな創業期こそ、いち早く業務を仕組み化し、時間のロスを避ける必要があります。

そこで今回は、パソコン作業をマニュアル・手順書にするポイントを解説します。

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1:パソコン作業は大きく3つに分類されます

1つのソフトで完結する作業、複数のソフトで完結する作業、印刷といったリアルな作業で完結する作業の3種類があります。

  • 1つのソフトで完結する作業の場合は、1つの『基本的な使い方』を覚えれば、ある程度は『応用』で対応が可能です。
  • 複数のソフトやリアルな作業が絡む場合は、『基本的な使い方』に加えて、ソフト同士の『関連性』や、印刷といったリアルな作業との『関連性』を伝えることが重要になります。具体的には、「なぜこのソフトを使うのか?なぜ印刷するのか?」といった操作面以外の伝達が必要になります。
プロからのアドバイス
  • 『基本的な使い方』と『関連性』という視点で文章を構成しましょう

2:パソコン作業の教育が難しい2つのハードルとは

1つは『画面遷移業』

パソコン作業とリアルな作業との大きな違いは、『画面遷移』が発生するということです。『画面遷移』とは、ディスプレイやウィンドウといった1つの枠の中で、ボタンやスクロールすることで、先ほどまでの画面とは違う画面が表示されることを言い表します。PCソフトでも、この『画面遷移』が多いソフトは習得が非常に難しいです。

2つめは『隠れたメニューがある』

ディスプレイのサイズやウィンドウのサイズが限られているために、処理や動作を指示するメニューボタンが、隠れていたりします。通常は▼(下向き三角)の中に隠れています。メニューが隠れているからこそパソコン作業は覚えにくいのです。

プロからのアドバイス
  • 画面遷移と隠れメニューの存在をしっかりと明示して苦手意識をなくしましょう

3:さぁ、マニュアル作成開始! 何からマニュアル化するのがいい? 

順序よく作ろうとしてはいけません。一番引き継ぎたい作業からマニュアル化します。

マニュアル作成業務というものは、売上げに直接関わっていないということで、非常に周囲に気を遣ってしまう業務の一つだったり、通常業務の後に、夜なべして作成する方が多く見受けられます。

だからこそ、まずは、一番引き継ぎたい業務のマニュアルのみを作成して、すぐにその業務を引継ぎます。

そうすることで、『自分の中の仕事をひとつ減らせることができます』また、作成したマニュアルを見たスタッフから『フィードバック』が得られるので、その後のマニュアル化作業に大いに好影響を与えてくれます。

プロからのアドバイス
  • 優先順位をつけて、作業に取り組もう

4:マニュアル化作業はまとめてやろう 

たとえば、「見積書作成と送付」というマニュアルの場合、下記作業手順が考えられます。

  • ひな形となるExcelファイルを開く
  • 所定の箇所に入力・数値変更などを行う
  • 印刷またはPDF出力を行う目
  • 郵送またはメール送信

通常、上記作業手順をマニュアル化する場合は、1つ1つの手順ごとに、
「パソコン画面のスクリーンショットをコピー→Wordなどに貼り付け→貼り付けした画像の加工→タイトルと本文を考案・入力します→次の工程のパソコン画面のスクリーンショットをコピー・・・」という工程を何十回と繰り返すことになります。

  • スクリーンショットを取るという単純作業、
  • 貼り付けした画像の加工を行う画像編集作業、
  • 本文を考案・入力するという文章作成作業

など、頭の使いどころが異なる作業が入り交じり非常に効率が悪いです。

では、どう進めればよいか。

まず、スクリーンショットを取るという単純作業のみをまずは繰り返します。次に、ペースとした画像の加工を行う画像編集作業を繰り返します

という形で反復して作業を行いますと、流れ作業のように非常に効率が上がりますし、改善点に気がつきやすくなるというメリットも生まれます。

最近では、この作業をソフトウエアが自動でおこなってくれるソフトもありますので、そちらを使えばもっと効率よく作業ができて、【伝わりやすさ】に時間をかけたマニュアル製作が可能になります。

プロからのアドバイス
  • とにかく同じ系統の反復作業ができるように心がける

5:一度作成したら、すぐに現場へ配布しましょう

マニュアル作成に時間がかかる原因が、現場に配布する前に、300点満点のものを作ろうとして、何度も何度も試行錯誤してしまうことです。

マニュアル作成の担当者は熟練者や仕事ができる人がほとんどです。熟練者や仕事ができる人は、その仕事を『よくわかっている』ので『よくわからない人』の視点がないので、盲点が生まれるのです。

従って、初稿ができた段階で、なるべく経験の浅い方にマニュアルを使ってもらいフィードバックをいただくようにするのです。

プロからのアドバイス
  • 試行錯誤する前にまず配布!
  • フィードバックを必ず受け取り、改善する

iTutorでマニュアルいらず!?

記事の中でも記載していますように、コピー&ペースト作業の繰り返しをされている企業担当者は非常に多いです。ブルーポート社のiTutorを利用すると、いつもの作業を録画して自動で行った作業をテキスト化、自動で吹き出し出力してくれます。

あとは、動画ファイル・文書ファイル・HTML5ファイルなどに出力できるので、印刷しても使えて、動画ファイルをスマホに入れても使えて、非常に容易に運用ができます。こういったツールも業務が複雑化する前に取り入れてみよう

マニュアル作成は、もう面倒ではない!
(外部リンク)iTutor
社内業務マニュアル作成の6つのステップ
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(監修者:株式会社ブルーポート コンテンツマーケティング 
渡辺 直樹(わたなべなおき)
(編集:創業手帳編集部)

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